Как правильно хранить документы в организации

Субъектам предпринимательской деятельности любого масштаба необходимо хранить всю документацию, связанную с их работой. Некоторые виды бумаг запрещается утилизировать даже после ликвидации бизнеса.

Для чего вообще это необходимо, и что будет, если пренебречь действующими правилами хранения документации юридического лица? Как избежать наиболее распространенных ошибок при хранении бумаг компании? На эти и другие вопросы дадим ответы ниже.

Для чего компании хранить документацию

Пока индивидуальный предприниматель или фирмы ведут дела с партнерами, им необходимо хранить все документы, связанные со сделками:

• договоры и дополнительные соглашения к ним;

• акты выполненных работ и оказанных услуг;

• товарные накладные.

Это нужно для отстаивания интересов юрлица в судебном порядке, если между партнерами возникнет спорная ситуация, например, кто-то из сторон сознательно или по случайности нарушит условия договора, налоговый орган или банк заинтересуются источником перечисленных средств или назначением их трат.

Аналогично следует поступать и с кадровой документацией. Пока сотрудник работает в фирме, организации следует хранить трудовые договоры с ним, личные дела, трудовые книжки и все сопутствующие бумаги.

Согласно действующему законодательству РФ, хранить документацию необходимо и после исполнения договоров, а также прекращения дел с партнером. Это правило распространяется на все документы компании:

• кадровые;

• бухгалтерские;

• налогового учета.

Виды документов и сроки их хранения

Они варьируются в зависимости от типа документа и степени его значимости для юрлица и контролирующих органов. Сроки хранения документации указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Документы подразделяются на бумаги временного и постоянного хранения. Период хранения документов первого типа составляет от 1 года до 75 лет в зависимости от их категории. Документы постоянного хранения на протяжении первых 10 лет находятся у фирмы или ИП, а после передаются в архив.

Период хранения бумаг начинается с 1 января года, следующего за тем, когда по них завершили делопроизводство. К примеру, сотрудничество с деловым партнером было официально прекращено в сентябре 2023 года. Срок хранения документов по нему начинается с 1 января 2024 года, а не с момента заключения договора.

Еще один наглядный пример, но уже по бухгалтерским документам. Перенос убытков с прошлых лет для их учета в текущем году на ОСН или УСН по схеме «Доходы минус расходы». Процедура может растянуться на 5 или даже 10 лет.

И все это время компании или ИП следует хранить первичные документы, подтверждающие доходы и расходы за год, в котором сформировался убыток. Официальный срок хранения начнется поле его полного переноса. В таблицах ниже представлены разные варианты документов и их сроки хранения.

Как правильно хранить документы юрлица и ИП

Строгих требований к хранению таких документов законодательство РФ не предъявляет. Ключевым моментом является обеспечение должного уровня конфиденциальности и сохранности бумаг.

По истечении десятилетнего срока хранения действующие документы передаются в архив. С этого момента начинается их архивное хранение. И к нему уже предъявляется ряд определенных требований.

Подготовительный этап

Перед сдачей бумаг в архив они подвергаются систематизации:

• располагаются в хронологическом порядке;

• страницы нумеруются;

• листы прошиваются.

Далее составляется опись – перечень документов с порядковыми номерами, числом страниц и названиями бумаг. После заполняется лист-заверитель. Делается это следующим образом:

• указывается общее число листов дела;

• описывается физическое состояние листов с указанием особых моментов, например, присутствие повреждений, залитие текста водой, неразборчиво пропечатанные знаки и символы.

После всех манипуляций документы передаются в архив.

Требования к архиву

В нем должны быть созданы определенные условия для сохранности архивных документов. Архив не допускается размещать на чердаке или в подвальном помещении. Для него подойдет комната, оборудованная сигнализацией и системой пожаротушения.

В архиве необходимо поддерживать постоянную температуру воздуха в пределах 19-19 градусов и относительную влажность не более 50-55%. Чтобы бумаги не выцветали под прямыми солнечными лучами, держать их рекомендуется в закрытых стеллажах.

Важно! Организация архивного хранения не всегда ложится на плечи ИП или компании. Небольшому предприятию будет сложно выделить специальное помещение и оборудовать его по всем правилам. Поэтому многие фирмы заключают договор со сторонней компанией, занимающейся вопросами организации архивного хранения документов.

Как хранить электронную документацию

Сегодня большая часть юридических лиц ведет документооборот и сдает отчетность в электронном виде:

• обмен договорами с деловыми партнерами;

• подписание актов и дополнительных соглашение;

• отправка налоговых деклараций.

Закон это разрешает. Документы допускается хранить в электронном варианте. Но они в обязательном порядке должны быть заверены электронной подписью. Распечатываются такие документы при необходимости, например, по запросу налогового органа.

Важно помнить, что даже после оцифровки изначально бумажной документации уничтожать оригиналы раньше установленного законом срока запрещается. Даже при наличии электронных копий бумажные документы все равно придется хранить все время, прописанное в законодательном акте.

По отношению к хранению электронных бумаг также действуют определенные правила:

• хранить их разрешается минимум на двух раздельных носителя, например, в облаке и на флешке или на ПК и в облачном хранилище;

• фирма должна располагать специальным ПО и техническими средствами для копирования и прочтения электронной документации;

• компании или ИП необходимо соблюдать правила конфиденциальности во время хранения электронных версий документов, к ним не должно быть доступа посторонних лиц;

• проверять состояние электронных документов следует минимум 1 раз в 5 лет (если за этот период обновилось программное обеспечение для просмотра документов, их необходимо перевести в новый формат).

Типичные ошибки при хранении документов

Открытый доступ. Документы нельзя держать с возможностью прочтения их посторонними лицами или сотрудниками, которые не имеют дела с такими бумагами. Это касается документации, содержащей персональные данные участников сделки или имеющей статус коммерческой тайны. Иначе это будет признано серьезным нарушением.

Уничтожение ранее установленного срока. Если срок хранения документа не истек, а его по какой-либо причине утилизировали или потеряли, необходимо как можно скорее восстановить исходник. При необходимости запросите дубликаты у делового партнера.

Потерянные документы рано или поздно могут понадобиться, к примеру, налоговому органу. В случае непредоставления запрошенной документации компания или ИП обязаны будут уплатить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

Случаются и непредвиденные обстоятельства, когда документы затапливаются или сгорают во время пожара. Из также же могут украсть. В таком случае налоговому органу необходимо будет предоставить документальное подтверждение подобного факта:

• справка из полиции в случае кражи;

• справка от МЧС, если был пожар;

• справка от управляющей компании, когда документы оказались утраченными во время подтопления офисного здания или хранилища.

Однако наличие на руках справки об утрате документа не освобождает фирму или индивидуального предпринимателя от необходимости восстановить бумагу. Юрлицо получит отсрочку на исполнение требования налогового органа о предоставлении документа. Но его все равно в итоге нужно будет восстановить.

Если этого не сделать, контролирующий орган может заподозрить умышленное уничтожение бумаг с целью сокрытия незаконных коммерческих схем. В таком случае одним штрафом отделаться уже не удастся. Будет инициирована детальная проверка всего бизнеса. Поэтому в ваших интересах иметь в наличии все оригинальны важных документов.

Важно! Если налоговая запрашивает документ, по которому истек срок хранения, его утилизация не повлечет за собой штрафные санкции по отношению к юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.

Ответственность на нарушение правил хранения документации

Несоблюдение правил и требований законодательства РФ в отношении хранения важной документации повлечет за собой административную ответственность. Она представлена в таблице ниже.

Что делать по истечении срока хранения документа

Истечение срока хранение позволяет не представлять налоговому органу запрашиваемые документы, если они были уничтожены. Но в случае отсутствия документального подтверждения утилизации запрашиваемая сторона имеет право обратиться в суд и оштрафовать за отсутствие нужных бумаг. Поэтому избавляться от таких документов необходимо правильно:

1. В первую очередь создается приказ руководителя о формировании экспертной комиссии. Она отберет документы, подлежащие утилизации. В её состав могут входить сотрудники фирмы, к примеру, юрист, бухгалтер и секретарь. Индивидуальный предприниматель, работающий без персонала, может все сделать самостоятельно.

2. После отбора документации, подлежащей уничтожению, составляется протокол. В нем указывается повестка и решение, принятое комиссией. Протокол подписывается участниками или ИП.

3. Далее составляется акт. В нем перечисляются документы, подлежащие утилизации, указывается метод уничтожения, например, измельчение шредеров или сжигание.

Заключение

Фирма или ИП обязаны хранить документы, сопутствующие осуществлению её деятельности, как в бумажном, так и в электронном виде. По истечении 10-летнего срока бумаги сдаются в архив, который должен быть оборудован в соответствии с требованиями законодательства.

Хранение документации осуществляется в течение срока, указанного в приказе Росархива от 20.12.2019 №236. далее бумаги допускается утилизировать. Но сделать это нужно по всем правилам с документальным подтверждением процедуры. Иначе на компанию или ИП будет наложен штраф в случае непредставления запрошенных бумаг.