Когда человек только начинает свое дело, ему может хватать обычной таблички Excel, в которую записываются все доходы и расходы, ведется статистика и баланс. Но если бизнес начинает расти, если количество операций и сделок увеличивается, если финансовые цепочки и движения денежных средств усложняются, то появляется необходимость в автоматизации финансового учета – вносить все «ручками» уже не получится: слишком велик риск ошибок, слишком много времени тратится впустую.
Автоматизация финансового учета: как это работает
Если говорить простым языком – это внедрение конкретных программ и сервисов, которые оптимизируют работу с денежными средствами, закупками, отчетностью, балансом и пр.
Что дает грамотная автоматизация финансового учета:
-
позволяет собирать всю информацию по финансам в одном месте – это повышает удобство и скорость ее обработки;
-
помогает свести до минимума ошибки, связанные с человеческим фактором, и оперативно выявлять любые нестыковки в данных;
-
ведет за вас всю финансовую аналитику, формирует статистику, отчетность для руководства, инвесторов, государственных учреждений;
-
повышает «прозрачность» учета, позволяет лучше контролировать добросовестность сотрудников, оценивать их эффективность и пр.;
-
помогает в финансовом планировании и оценке реализации поставленных целей;
-
позволяет выявлять «проблемные места» в бизнесе и его процессах, например, находить продукты и сделки, которые наименее выгодны и пр.
Стратегически автоматизация финансового учета решает сразу несколько проблем. Во-первых, она экономит ваши деньги. Да, покупка лицензионной программы, ее внедрение, обучение персонала требуют определенных затрат. Но в перспективе они окупаются, потому что вам не нужно платить сотрудникам, которые все, связанное с финансовым учетом, делали вручную.
Во-вторых, автоматизация экономит время. Причем время, как ваших сотрудников, которые освобождаются от рутинной работы, так и ваше время, затраченное на анализ полученных данных – программа все проанализирует за вас, подсветит ошибки, проблемы, проведет статистический анализ, покажет динамику роста и пр.
В-третьих, автоматизация позволяет оперативно следить за положением дел, получать отчеты, в том числе и те, которые требуют госучреждения. И, в-четвертых, автоматизация уменьшает количество ошибок и краж со стороны сотрудников. Обмануть программу сложнее, чем руководителя, который физически не способен следить за каждым действием сотрудников.
При всех плюсах автоматизации, важно помнить, что есть ситуации, при которых с внедрением программ лучше не спешить. Например, если вы только запустили бизнес и пока не понимаете, как он будет работать, насколько много будет денежных операций и пр. На этом этапе еще не ясно, какой именно функционал вам будет требоваться, какие задачи должна будет решать автоматизация.
ТОП-5 программ для автоматизации финансового учета
При выборе программы ориентироваться нужно на цель автоматизации, особенности вашего бизнеса, а также на функционал самого ПО, его интерфейс, легкость внедрения, обучения работы с ним. Сейчас на рынке есть множество подходящих инструментов, при этом каждая программа по финансовому учету имеет свои особенности и преимущества.
1С: Управление холдингом
Это одна из самых известных и популярных программ, позволяющих полностью автоматизировать как бизнес-процессы, так и финансовый, бухгалтерский и управленческий учет.
Она идеально подойдет, если у вас масштабный бизнес, со сложной структурой, множеством отделов, филиалов. Или если вы управляете сразу несколькими организациями и задача свести в одной программе все финансовые процессы, вести статистику, управление, наладить взаимодействие между структурами.
1С: Управление холдингом позволяет достичь множества целей, например:
-
управление корпоративными закупками – учет закупок, счетов поставщиков, формирование запросов, проведение трендов и пр.;
-
формирование и управление не только самими платежами, но и планирование связанных с ними процессов, маршруты согласования заявок, контроль расходов, задолженностей, установленных лимитов и пр.
-
полная организация процессов бюджетирования, планирования, РСБУ, инвестиционной деятельности, налогами и пр.
Для более легкого и быстрого внедрения этой программы лучше привлекать опытного специалиста, самостоятельно перейти на 1С: Управление холдингом будет не так просто.
ПланФакт
Это онлайн-сервис, который работает через личный кабинет. Он крайне прост в использовании, понятен, и лучше всего подойдет малому бизнесу, который впервые внедряет в работу средства автоматизации финансового учета.
Несмотря на свою простоту, у ПланФакта большой функционал, например:
-
интеграция с банками, счетами, 1С, эквайрингами и маркетплейсами;
-
учет и статистика ваших финансов (в том числе и поступлений наличными), движения денежных средств, возможность разбивать платежи по статьям, устанавливать свои фильтры;
-
платежный календарь;
-
выявление и сообщение об ошибках и нестыковках в отчетности и пр.;
-
Telegram-бот и многое другое.
Сервис легко настроить и внедрять в работу. Но, есть и недостатки. Во-первых, ПланФакт не подходит, если у вас мало универсальных продуктов, для любого клиента нужно индивидуальное решение. Во-вторых, крупному бизнесу, которому нужно анализировать всю цепочку создания и реализации продукции, функционала этого сервиса будет недостаточно.
БИТ.ФИНАНС
Эта программа отличается гибкостью, надежностью, большим количеством функций. По сути, она способна практически полностью взять на себя контроль и управление вашими денежными средствами:
-
формирование и согласование бюджетов, БДДС, БДР;
-
создание отчетности для руководства и ведение статистики;
-
работа с заявками на оплату;
-
установка графика платежей, контроль;
-
согласование договоров и пр.
Внедрение программы занимает от пары недель до нескольких месяцев, можно привлекать сторонних специалистов для установки и обучения. Важно учитывать, что эта программа работает на базе 1С, а не сама по себе.
ФинГрад
Эта программа отлично подходит для ведения автоматического финансового учета малого и среднего бизнеса. Она проста во внедрении, не требует программирования, легко синхронизируется с другими продуктами.
Одним из ключевых преимуществ ФинГрада является двойная запись всех проводок и быстрота обработки входящей информации. Из недостатков можно отметить то, что эта программа нацелена на автоматизацию только финансовой системы. Также у нее не самый интересный визуал интерфейса, который схож с принципом таблиц в Excel.
Финансист
Это надежный сервис, позволяющий визуализировать все финансовые данные и потоки, вести их учет, формировать статистику, управленческую отчетность, работать с финансовым планированием. Этот сервис очень хорошо подходит для малого и среднего бизнеса, которые уже переросли таблички и хотят внедрять серьезные средства автоматизации, развивать свое дело и масштабировать его.
Сервис легко настроить под свой бизнес и его особенности, есть множество фильтров для отчетности, которая необходимо именно вам. Можно формировать платежный календарь, план-факт, работать с согласованием платежей, сравнивать доходность разных проектов, выявлять финансовые нестыковки, оценивать прибыльность отдельных продуктов (юнит-экономика).
Сервис легко синхронизируется с другими программами, в большинстве случаев данные загружаются автоматически.
Из минусов – этот сервис по автоматизации финансового учета не подходит ИП и организациям, которые используют патентную систему налогообложения – учтена только общая система и «упрощенка». Новичку, первый раз имеющему дело с программами по автоматизации, может быть сложно понять, как эффективно работать с сервисом, но есть возможность обучения на «демо-компании».
Типичные ошибки при автоматизации финансового учета
Может сложиться впечатление, что достаточно установить проверенную программу и все проблемы с контролем денежных средств решатся сами собой. Это не так. Разберем «тонкие моменты», которые значительно уменьшают эффективность автоматизации:
- Неправильный выбор программы или сервиса.
Например, малый бизнес с минимальным количеством операций внедряет «тяжелую» сложную программу со множеством специфических функций, в которых лично вы не нуждаетесь. Это будет бесполезной тратой средств. Другой пример – крупный сложный бизнес с нетипичными цепочками движения средств выбирает простую программу, способную выполнять лишь элементарные задачи, так называемый необходимый минимум. Она вряд ли существенно повлияет на оптимизацию вашего бизнеса.
- Непонимание цели автоматизации.
Устанавливать программы просто потому, что «так у всех» – плохая стратегия. Еще один момент: важно, чтобы все участники процесса автоматизации четко понимали, для чего она.
- Не все сотрудники пользуются внедренной программой правильно.
У них должно быть четкое понимание, что внесение всех данных – это необходимость. Иначе статистика и анализ будут бесполезны и ошибочны. Другая проблема может быть в том, что не все сотрудники освоили программу и понимают, как ею пользоваться. Либо же не понимают свои полномочия – одни и те же действия дублируются, а другие вообще не производятся, потому что не назначено конкретное лицо, которое несет за это ответственность.
Автоматизация финансового учета позволяет значительно облегчить и оптимизировать работу вашего бизнеса. При выборе программы или сервиса важно исходить из того, насколько конкретный инструмент решает поставленные задачи. Тогда автоматизация действительно будет работать на вас и поможет в развитии вашего бизнеса.
