Системы автоматизации бизнеса: Обзор ТОП-10 направлений и сервисов для их внедрения

Цена ПО и сколько стоит внедрение

В первую очередь владельцев бизнеса волнует вопрос: «Во сколько мне обойдется автоматизация?» Но универсального ответа на этот вопрос не бывает, потому что цена будет зависеть сразу от нескольких показателей:

• масштаб автоматизации – то есть сколько бизнес-процессов будут ей подвержены;
• сложность бизнес-процессов – одно дело настроить email-рассылку, чтобы оптимизировать взаимодействие с клиентской базой, а другое дело внедрить MDC-систему для мониторинга промышленного оборудования на производстве;
• способ автоматизации – внедрение можно делать самостоятельно, либо с привлечением специалиста, либо с работой целой команды интеграторов;
• тип и класс ПО, которое будет внедряться – можно использовать уже готовые программные решения, можно настраивать их под особенности своего бизнеса, а можно создавать собственное ПО «под ключ»;
• количество подключаемых к ПО рабочих мест, затраты на обучение и тестирование сотрудников и пр.

Если вы обращаетесь к интегратору, он, как правило, тоже не сможет при первой же встрече назвать конкретную сумму, лишь возможный диапазон. Ему также необходимо будет оценить масштабы и особенности автоматизации вашего бизнеса. Поэтому, прежде чем говорить о цене, заказчику важно разобраться, какие бизнес-процессы он хочет автоматизировать.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация помогает упростить работу сотрудникам, повысить прибыль компании, уменьшить количество времени, которое затрачивается на определенные действия, снизить риск ошибок, вызванных человеческим фактором и пр. Из-за этого с каждым годом процент автоматизированных процессов растет.

Что именно можно автоматизировать уже сейчас? И какое ПО можно для этого использовать?

Автоматизация отдела закупок

SRM-системы активно используются для автоматизации закупок, что позволяет полностью оптимизировать весь закупочный цикл, начиная от планирования закупок и заканчивая заключением договора и формирования статистики.

Автоматизация закупок позволяет:

• сократить расходы на закупки, при этом сохранить качество товаров;

• контролировать непрерывность поставок;

• анализировать статистику и составлять отчетность по закупочной деятельности;

• сократить время, которое тратится на закупочный цикл;

• контролировать эффективность поставок;

• уменьшить количество рутинных операций, которые выполняют сотрудники;

• ускорить и оптимизировать процесс принятия решений;

• снизить риск человеческого фактора.

SRM-системы обладают широким функционалом, например, позволяют формировать заявки, составлять план закупочной деятельности, вести реестр поставщиков, договоров, товаров, работать с ЭДО, участвовать в электронных торгах, распределять задачи для сотрудников и пр. 

Наиболее популярные SRM-системы на сегодняшний день: 

• 1С: Управление холдингом 8.

• Сomindware. 

• Elma.

• Лот Эксперт.

• Норбит.

• Агора.

• Naumen.

• Itender SRM.

Автоматизация HR

Основные задачи таких систем очевидны: оптимизация процессов найма, сокращение времени подбора персонала, прозрачность всего рекрутского процесса, статистический анализ, автоматическая оценка претендентов по заданным нормативам и пр. 

Сейчас HR-системы активно внедряются на российский рынок, хотя у потенциальных заказчиков есть немало сомнений. Кому-то кажется, что внедрение такой автоматизации доступно только крупному бизнесу, кто-то не понимает, по каким показателям оценивать эффективность автоматизации, другие опасаются сложности при взаимодействии с программой. 

В реальности все эти сомнения не имеют под собой оснований и, если вы хотите автоматизировать процесс подбора персонала, то можно воспользоваться такими отечественными системами, как: 

• Хантфлоу.
• «Поток Рекрутмент».
• Talantix. 
• E-Staff Рекрутер.
• СберПодбор.

Автоматизация управленческой отчетности

Управленческая отчетность позволяет оценивать реальное положение дел в компании, а значит своевременно мониторить возникающие проблемы и находить средства их преодоления. При этом программы для автоматизации управленческой отчетности работают примерно на одинаковых принципах: в программу постоянно загружаются данные, которые она систематизирует, анализирует и составляет статистические и финансовые отчеты как за краткосрочный период, так и в долгосрочном разрезе. 

Одна из главных позиций – учет прибыли и убытков, для чего можно использовать: 

• «Финтабло». 
• «Планфакт».
• «Финансист».
• «Финолог».

Автоматизация взаимодействия с арендаторами

Такие системы позволяют мониторить состояние объектов аренды, автоматически вести учет взаиморасчетов, формировать аналитику, на основе которой следует принимать управленческие решения по поводу аренды, систематизировать всю информацию об аренде: вести бухгалтерию, базы данных контрагентов, объектов аренды, договорах и пр. 

Системы автоматизации аренды: 

• TenantCloud. 
• ТСС - Управление недвижимостью.
• Temia.
• Softpro:Аренда.
• АрендаSoft.
• Менеджер по аренде Zillow. 
• 1С:Аренда и управление недвижимостью.
• Билдиум.
• Рентек Директ.
• Турботенант.

Автоматизация в области обучения персонала

Корпоративное обучение становится неотъемлемой частью взаимодействия с персоналом. И, по мнению экспертов, в ближайшие годы обучение станет полностью электронным. Поэтому уже сейчас на IT-рынке есть много продуктов для автоматизации и цифровизации обучения персонала: 

• МояКоманда.
• Пряники.
• HRBOX.
• Incomand.
• СБИС Управление персоналом.
• Система Self-training. 

Подобные системы включают в себя платформу для обучения и взаимодействия сотрудников между собой, личные кабинеты, систему тестирования и проверок, возможность создания курсов, видеоконференций, видео, аудио, проведение вебинаров, отслеживание прогресса, формирование статистики успеваемости и пр.

Основные цели такой автоматизации: упростить процесс обучения, повысить его эффективность, иметь четкий набор инструментов контроля квалификации сотрудников. 

Автоматизация отдела продаж

Это наиболее широкий сектор в бизнесе. Продажи подвержены постоянным изменениям, новым трендам, поэтому, чтобы не отстать от жизни, а сохранить конкурентоспособность, необходимо использовать различные системы автоматизации продаж, которые позволяют:

• формировать базы данных клиентов, конкурентов, ЦА;

• управлять каждым этапом на всем цикле продаж;

• взаимодействовать с потенциальным клиентом, начиная от «первого касания» и заканчивая реактивацией старых клиентов;

• управлять временем продавцов и помогать рационального его распределять;

• вести статистику и отчетность;прогнозировать;

• повышать клиентскую лояльность;

• выстраивать эффективную коммуникацию между сотрудниками.

На какие системы автоматизации продаж стоит обратить внимание в 2023 году:

Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами

В2В-сектор тоже не стоит на месте и подходы к продажам в нем меняются. Новые тренды приводят и к появлению новых IT-инструментов автоматизации. Что можно использовать и для чего:

• для персонализации в отношении с ЦА – Quicklines, Lavender;

• для лидогенерации – Crunchbase, ZoomInfo, Cognism;

• для виртуальных туров для клиентов – Rprise, Demoleap, Walnut;

• для звонков – Vonage AirCall, Five9;

• для создания моделей прогнозирования – Akkio, Aito, Levity.

Ключевыми инструментами автоматизации в В2В-продажах остаются PandaDoc, Salesforce, ZOOM, Hubspot, DocuSign, Zendesk, Freshdesk, HelloSign.

Автоматизация станков и производства

Мощность станкового парка определяет успешность работы предприятия, его готовность работать с большими объемами задач. Но, чтобы достичь успеха, необходимо грамотно распределять нагрузку на станки, оценивать эффективность использования того или иного оборудования, сравнивать показатели производительности, своевременно производить проверку. Это относится ко всему оборудованию, не важно, оно с ЧПУ и без ЧПУ.  

И чтобы достичь всех этих целей необходимо внедрение MDC-системы, которая позволяет контролировать работу всего оборудования, которое используется на производстве. Из отечественных решений следует рассмотреть: 

• CNC-VISION.

• DPA (Discrete Processes Automation).

• АИС «Диспетчер». 

• WINNUM Platform.

Автоматизация E-commerce

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать в онлайн-маркетинге? Ответ – практически все:

• отслеживания поведения потенциальных клиентов;

• email-рассылки, уведомления;

• увеличение взаимодействия с аудиторией;

• онлайн-чаты и боты;

• рекламные действия;

• генерирование контента;

• создание и сегментирование баз данных.

С помощью чего этого можно добиться: uKit, LPgenerator, Diapo, Fo.ru, Битрикс24.

Автоматизация формирования цены

Автоматизирование ценообразования позволяет не только избежать возможных убытков, но и сохранить рентабельность, упростить процесс создания актуальных цен, формировать своевременные ценовые предложения, понимать, какие цены нужно менять и когда.

IT-продукты, которые помогают автоматизировать процесс ценообразования: 

• СБИС Заказы и поставки (EDI).

• MD Audit. 

• Imprice.

• МойСклад.

• Optimus Price.

3 популярные системы автоматизации бизнеса в России

На начальном этапе автоматизации нужно выбрать наиболее «проблемные» направления, то есть те бизнес-процессы, которые сейчас требуют слишком много времени, физических или материальных затрат, или те направления, в которых выявляется больше всего ошибок.

Однако, есть несколько систем автоматизации, которые явно стоит рассмотреть независимо от специфики вашего бизнеса. Это наиболее популярные ПО, занимающие лидирующие позиции в бизнес-среде. Но и тут следует делать выбор, исходя из актуальных условий. Например, такая популярная система, как SAP CRM, которая много лет активно использовалась в России, сейчас покинула отечественный рынок, а уже установленные программы лишились техподдержки и обновлений. Также под угрозой, например, Microsoft Navision и Dynamics 365.

На что следует делать ставку в 2023 году?

1С

Трудно представить человека из бизнес-среды, который не знаком с продуктами 1С – это группа программ, основная цель которых автоматизация бизнеса. Например, продукты 1С помогают:

• выстраивать и управлять взаимодействием с клиентом: вести клиентскую базу, контролировать продажи, воронки, автоматизировать сервис;

• управлять бухгалтерским и налоговым учетом: собирать первичные данные, формировать отчетность, делать подсчеты, мониторить изменения в законодательстве;

• управлять проектами: контролировать и распределять задачи проектов, формировать бюджет, систематизировать и управлять ресурсами;

• управлять персоналом: вести кадровый учет, проводить анализ работы сотрудников, формировать статистику, рассчитывать заработную плату;

• управлять ресурсами компании в целом: хранить и систематизировать все бизнес-процессы. 

Важно! Чтобы внедрить продукты 1С нужно оценить, какие именно бизнес-процессы требуют автоматизации, купить и установить подходящую программу, обучить персонал ее использовать. Внедрение готовых, то есть типовых решений на базе 1С может осуществлять технический директор или сисадмин. Если программа требует адаптации под особенности бизнеса – следует воспользоваться услугами 1С-аналитика.

У 1С есть множество преимуществ, например:

• это отечественная разработка, что делает ее независимой от санкций;

• она не требует серьезных вычислительных мощностей и сложного оборудования;

• она легко внедряется и имеет множество типовых, уже готовых конфигураций;

• она может функционировать без подключения к интернету;

• ее можно адаптировать под индивидуальные потребности вашего бизнеса.

Из минусов можно выделить то, что у продуктов 1С не самый «красивый» интерфейс, и потребуется обучить персонал работе с программой.

Битрикс24

Это российский сервис, который представляет собой целую платформу для бизнеса. Какие функции она реализует:

• взаимодействие с клиентом, генерация лидов, звонки, видеосвязь;

• коммуникация внутри бизнеса между сотрудниками и отделами;

• формирование отчетности;

• ведение и систематизация баз данных;

• конференции и видеозвонки;

• учет рабочего времени и контроль;

• автоматизация продаж, отчеты о сделках;

• распределение рабочих задач по ролям, предоставление прав доступа;

• создание сайтов и платформ для интернет-магазинов, формирование каталогов товаров.

Преимущества Битрикс24 – надежность, широкий функционал, отсутствие ценообразования на основе количества пользователей, хорошие возможности интеграции с другими системами, чат-ботами.

Недостатки: Это сложный для пользователей интерфейс, и, как следствие, необходимость обучения персонала. Также многие отмечают, что у этой программы не самая оперативная техподдержка.

Мегаплан

Это мощная система, которая позволяет управлять бизнесом и продажами, автоматизировать множество различных бизнес-процессов. Основной функционал включает:

• онлайн-офис;

• планирование и постановку задач;

• облачное хранилище;

• интеграцию с WhatsApp, Telegram;

• информер-панель для коммуникации внутри компании;

• возможность ведения базы клиентов, контрагентов, сделок;

• создание воронок продаж;учет движения финансов, обработка счетов;

• запуск email-рассылок;

• редактирование цен, выставление счетов.

Основные плюсы: широкий функционал, возможность подстройки под ваш бизнес, удобный тарифный план, возможность синхронизации с другими программами, удобный help-сервис, понятный интерфейс. 

Минусы: платное подключение дополнительных сервисов, слабая техподдержка, сложно настраиваемая сквозная аналитика. 

Заключение

Производство, маркетинг, взаимодействие с клиентами, управление персоналом, аналитика, финансы и бухгалтерия, электронный документооборот, управление проектами, закупки, склад, продажи – все эти направления можно автоматизировать с помощью различных программ. Главное, выбирать ПО не по принципу «как у конкурентов», а по тому, насколько конкретная программа отвечает поставленным задачам автоматизации.