Определение и назначение систем электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – это организация документооборота, автоматизирующая обмен и хранение документов. Для работы необходимо разрешение налоговой службы, которое выдается аккредитованным операторам ЭД.
Существуют платные и бесплатные версии. Бесплатные программы менее защищены и работают без сертификации ФНС. В этом случае сервис ограничен, но помогает сохранить документы и распределить роли между отделами. Решение подходит для начального этапа перехода на СЭД.
На что обратить внимание при выборе системы электронного документооборота
Выбор СЭД осуществляется, исходя из отрасли, в которой работает компания, и зависит от необходимого функционала:
-
учет российской законодательной базы с возможностью постоянного обновления;
-
производитель с реальными внедрениями;
-
уровень технической поддержки;
-
окупаемость;
-
обеспечение требуемой функциональности с возможностью подключения дополнительных функций;
-
личные предпочтения будущего владельца.
Полнофункциональность СЭД интересует корпоративных владельцев или государственные органы, но такие масштабные проекты не востребованы клиентами малого и среднего бизнеса.
Государственная информационная система
Государственная информационная система (ГИС) создана на основании федеральных законов, законов субъектов России, правовых актов государственных органов и содержит нормативно-правовые акты с последними изменениями и нововведениями.
СЭД подключается организациям, ведущим переписку с органами государственной власти. Система постоянная обновляется, и заинтересованные лица могут найти в ней акты с последними поправками.
Какие бывают СЭД
На сегодняшний день создано большое количество СЭД, призванных решать сложные разноплановые задачи. Традиционно выделяют несколько видов программ по функционалу и решаемым задачам:
-
системы делопроизводства, используемые в организациях с жесткими правилами документооборота и вертикальным управлением;
-
электронные архивы – надежные, разграничивающие права доступа;
-
workflow – обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании, а не отдельных функций. Платформы устанавливаются в компаниях с формализованными бизнес-процессами;
-
ECM-системы для сбора и управления контентом и предоставления доступа к информации для сотрудников компании. Отличие от остальных СЭД состоит в том, что такие системы работают со структурированными и неструктурированными данными и имеют гибкий функционал.
Важно! К ECM относятся системы, способные поддерживать в комплексе функции управления документами, совместную работу сотрудников, сканирование бумажных бланков, наличие workflow для автоматизации бизнес-процессов, а также управление web-контентом.
Как выбрать подходящую СЭД
Параметры выбора СЭД:
-
функциональные критерии;
-
интуитивно понятный интерфейс;
-
возможность сотрудников совместно корректировать и редактировать документы;
-
наличие единого структурированного архива;
-
обмен информацией с контрагентами через разных провайдеров из единой точки входа;
-
работа с формализованными и неформализованными типами бланков;
-
аккумулировать документы и помещать их в архив;
-
интегрироваться с учетной системой компании, а также с прочими корпоративными сервисами.
Важно! Одна из самых запрашиваемых опций СЭД – наличие мобильного приложения. Она влияет на стоимость проекта, поэтому понять необходимость приобретения элемента лучше перед заказом.
Market.CNews: рейтинг СЭД 2023
Аналитики опубликовали рейтинг СЭД по итогам 2023 года. Составление ТОПа осуществлялось по методике, разработанной компанией Market.CNews.
Рейтинг учитывает следующие критерии:
-
функционал;
-
наличие сертификатов безопасности;
-
поддерживаемые операционные системы;
-
наличие модулей интеграции с операторами ЭДО;
-
количество шаблонов на маркетплейсах;
-
стоимость.
Для оценки разработана балльная шкала, по которой оценивался каждый критерий. Баллы суммировались, а участники рейтинга ранжировались.
Обзор ТОП-5 популярных СЭД
Предприниматели отдают предпочтение известным и функциональным СЭД. Компании-разработчики стараются производить электронные платформы в соответствии с требованиями заказчиков.
СБИС
СБИС – популярная платформа электронного документооборота. Программа достаточно специфична, но уникальна. Главная особенность – сверхцентрализация пользовательского инструментария.
Возможности системы СБИС
-
хранение электронных документов;
-
передача данных по защищенным каналам связи;
-
создание, обработка, отправка бланков контрагентам.
Для большинства компаний платформа обладает достаточной функциональностью и рядом дополнительных опций.
Основные преимущества СБИС
-
скорость;
-
удобство и простота интерфейса;
-
наличие дополнительных сервисов, таких как автосверка, отправка нулевых отчетов, наглядная работа с обособками на вкладке главного отчета.
С программой работают с компьютера, планшета, смартфона и любого другого устройства, где можно установить браузер.
Варианты размещения
Для работы рекомендованы Яндекс.Браузер или Google Chrome. При использовании прочих браузеров доступ к некоторым функциям ограничен.
Интеллектуальные механизмы
При оформлении бланков по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.
Архивное хранение
Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.
Возможности интеграции
Коннекция с 1С позволяет отслеживать состояние кадровой документации. СБИС выгружает информацию на портал «Работа России».
Электронные подписи
СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Сотрудники получают УНЭП непосредственно на рабочем месте сотрудника.
Тестовый доступ
На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.
Directum HR Pro
Платформа помогает управлять цифровыми HR-процессами, осуществлять электронный документооборот и работать с различными сервисами. Состоит из модулей, поэтому можно внедрить только отдельные необходимые элементы.
Возможности системы Directum HR Pro
Функционал платформы широк:
-
онлайн-управление операциями по движению персонала;
-
кадровый документооборов с облачным подписанием;
-
электронное оформление командировок, отпусков и авансовых отчетов и т. д.
Директум позволяет получать информацию о движении документов по смс, e-mail и через мессенджеры.
Основные преимущества Directum HR Pro
К достоинствам программы относятся:
-
расширенный функционал для цифровизации кадровых процессов;
-
адаптация под требования бизнеса;
-
бесплатный пакет по электронному взаимодействию между сотрудниками.
Предлагается доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для работы вне офиса.
Варианты размещения
Локальный и облачный вариант размещения.
Интеллектуальные механизмы
Можно подключить механизмы интеллектуального распознавания документов, что снимает лишнюю нагрузку со специалистов отдела кадров.
Архивное хранение
Юридическая значимость документов поддерживается путем использования электронных подписей в формате CADES-A и штампов времени.
Возможности интеграции
Интегрируется с порталом «Работа в России» путем выгрузки и подписания документов. Также предполагается расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API.
Электронные подписи
Можно получить квалифицированные и неквалифицированные цифровые подписи: простую, УНЭП, УКЭП. Интегрируется с приложением «Госключ». Бланки подписываются быстро и безопасно с помощью мобильного телефона.
Пробный доступ
Доступен льготный период по запросу индивидуальной демонстрации сервиса. Заявку можно оставить на сайте.
Сбер.Корус
Платформа для работы с кадровыми документами в электронном виде. Сбер.Корус показывает сроки подписания документов, их статус. В 2023 году компания предлагает 11 продуктов электронного документооборота для компаний.
Возможности системы Сбер.Корус
С помощью Сбер.Корус можно подписать любой документ, рассмотреть его статус и сроки подписания, а также осуществить управление напоминаниями для сотрудников посредством мессенджеров или электронной почты. До 85% операций закрываются с помощью Сбер.Корус.
Основные преимущества Сбер.Корус
Платформа предполагает упрощенное трудоустройство и регистрацию сотрудников с помощью СберID, а также подписывает документы по кадрам с помощью портативных устройств.
Варианты размещения
Доступно только в облаке.
Архивное хранение
Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Интегрируется с 1С.
Электронные подписи
Электронная подпись – УНЭП – выпускается быстро. Заявление может быть подписано с помощью СМС.
Тестовый доступ
Есть возможность попробовать программу в тестовом режиме после онлайн-встречи со специалистом компании.
HR-Link
Платформа для кадрового электронного документооборота. Программа включена в реестр российского ПО и помогает ускорить оформление бланков в 8 раз при снижении затрат на 40%.
Возможности системы HR-Link
В отличие от аналогов HR-link позволяет получить доступ к любому документу и автоматически уничтожить файлы по истечении срока хранения. Работа в программе осуществляется в соответствии с последними изменениями в законодательстве.
Основные преимущества HR-Link
Среди достоинств системы – доступ с любого устройства, подписание документов с помощью СМС, напоминания сотрудникам через разные каналы связи.
Варианты размещения
Облачное и локальное размещение.
Возможности интеграции
Как и у СБИС: интеграция с 1С даёт возможность отслеживать состояние кадровой документации. Возможна выгрузка информации на портал «Работа России».
Архивное хранение
Архивные документы хранятся в облаке. Платформа предполагает легкий и быстрый поиск по заданным параметрам.
Электронные подписи
Поддерживает некоторые виды электронных подписей: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работа России», в том числе и «Госключ».
Тестовый доступ
Можно заказать индивидуальную демонстрацию функционала платформы.
1С: Кабинет сотрудника
Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.
Возможности системы
Помимо базовых параметров платформа выдает справки различного формата и позволяет обмениваться кадровыми документами.
Основные преимущества
Возможность перехода на управление с портативных устройств.
Варианты размещения
Облачное размещение или на локальных серверах компании.
Возможности интеграции
Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.
Архивное хранение
Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.
Электронные подписи
Сотрудники получают УНЭП в мобильном приложении сервиса.
Тестовый доступ
Бесплатный период необходимо уточнять у франчайзи 1С.
Мнение экспертов по выбору и созданию СЭД в России
Лидером рейтинга 2023 года признана компания ELMA 365 ESM. Функционал системы широк, она обладает развитым набором возможностей при среднем уровне стоимости. Среди главных причин выбора конкретной СЭД эксперты отмечают: доступность в аспекте цены, наличие демо-доступа и необходимых сертификатов безопасности.
Суть систем СЭД
С помощью СЭД организации осуществляют полный цикл документооборота с низкими издержками: до 85% экономии времени.
Важно! СЭД снижает издержки на 40% из-за сокращения времени на работу с документами и снижения ошибок.
Плюсы внедрения СЭД
Достоинства электронных платформ:
-
ускорение документооборота;
-
снижение количества ошибок;
-
улучшение взаимодействия между подразделениями;
-
снижение затрат на делопроизводство.
Создание электронной подписи значительно упрощает процедуру и время работы с документами.
Выводы
СЭД автоматизирует делопроизводство в компании. Она охватывает процессы создания, отправки, обработки, изменения и подписания бланков, а также обеспечивает безопасность документооборота и значительно ускоряет процесс работы.