Системы электронного документооборота: как выбрать СЭД в 2023 году

Определение и назначение систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – это организация документооборота, автоматизирующая обмен и хранение документов. Для работы необходимо разрешение налоговой службы, которое выдается аккредитованным операторам ЭД.

Существуют платные и бесплатные версии. Бесплатные программы менее защищены и работают без сертификации ФНС. В этом случае сервис ограничен, но помогает сохранить документы и распределить роли между отделами. Решение подходит для начального этапа перехода на СЭД.

На что обратить внимание при выборе системы электронного документооборота

Выбор СЭД осуществляется, исходя из отрасли, в которой работает компания, и зависит от необходимого функционала:

• учет российской законодательной базы с возможностью постоянного обновления;

• производитель с реальными внедрениями;

• уровень технической поддержки;

• окупаемость;

• обеспечение требуемой функциональности с возможностью подключения дополнительных функций;

• личные предпочтения будущего владельца. 

Полнофункциональность СЭД интересует корпоративных владельцев или государственные органы, но такие масштабные проекты не востребованы клиентами малого и среднего бизнеса. 

Государственная информационная система

Государственная информационная система (ГИС) создана на основании федеральных законов, законов субъектов России, правовых актов государственных органов и содержит нормативно-правовые акты с последними изменениями и нововведениями. 

СЭД подключается организациям, ведущим переписку с органами государственной власти. Система постоянная обновляется, и заинтересованные лица могут найти в ней акты с последними поправками.

Какие бывают СЭД

На сегодняшний день создано большое количество СЭД, призванных решать сложные разноплановые задачи. Традиционно выделяют несколько видов программ по функционалу и решаемым задачам: 

• системы делопроизводства, используемые в организациях с жесткими правилами документооборота и вертикальным управлением;

• электронные архивы – надежные, разграничивающие права доступа;

• workflow – обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании, а не отдельных функций. Платформы устанавливаются в компаниях с формализованными бизнес-процессами;

• ECM-системы для сбора и управления контентом и предоставления доступа к информации для сотрудников компании. Отличие от остальных СЭД состоит в том, что такие системы работают со структурированными и неструктурированными данными и имеют гибкий функционал.

Важно! К ECM относятся системы, способные поддерживать в комплексе функции управления документами, совместную работу сотрудников, сканирование бумажных бланков, наличие workflow для автоматизации бизнес-процессов, а также управление web-контентом.

Как выбрать подходящую СЭД

Параметры выбора СЭД: 

• функциональные критерии;

• интуитивно понятный интерфейс;

• возможность сотрудников совместно корректировать и редактировать документы;

• наличие единого структурированного архива;

• обмен информацией с контрагентами через разных провайдеров из единой точки входа;

• работа с формализованными и неформализованными типами бланков;

• аккумулировать документы и помещать их в архив;

• интегрироваться с учетной системой компании, а также с прочими корпоративными сервисами.

Важно! Одна из самых запрашиваемых опций СЭД – наличие мобильного приложения. Она влияет на стоимость проекта, поэтому понять необходимость приобретения элемента лучше перед заказом.

Market.CNews: рейтинг СЭД 2023

Аналитики опубликовали рейтинг СЭД по итогам 2023 года. Составление ТОПа осуществлялось по методике, разработанной компанией Market.CNews. 

Рейтинг учитывает следующие критерии:

• функционал;

• наличие сертификатов безопасности;

• поддерживаемые операционные системы;

• наличие модулей интеграции с операторами ЭДО;

• количество шаблонов на маркетплейсах;

• стоимость. 

Для оценки разработана балльная шкала, по которой оценивался каждый критерий. Баллы суммировались, а участники рейтинга ранжировались. 

Обзор ТОП-5 популярных СЭД

Предприниматели отдают предпочтение известным и функциональным СЭД. Компании-разработчики стараются производить электронные платформы в соответствии с требованиями заказчиков.

СБИС

СБИС – популярная платформа электронного документооборота. Программа достаточно специфична, но уникальна. Главная особенность – сверхцентрализация пользовательского инструментария.

Возможности системы СБИС

• хранение электронных документов;

• передача данных по защищенным каналам связи;

• создание, обработка, отправка бланков контрагентам. 

Для большинства компаний платформа обладает достаточной функциональностью и рядом дополнительных опций.

Основные преимущества СБИС

• скорость;

• удобство и простота интерфейса;

• наличие дополнительных сервисов, таких как автосверка, отправка нулевых отчетов, наглядная работа с обособками на вкладке главного отчета.

С программой работают с компьютера, планшета, смартфона и любого другого устройства, где можно установить браузер. 

Варианты размещения

Для работы рекомендованы Яндекс.Браузер или Google Chrome. При использовании прочих браузеров доступ к некоторым функциям ограничен. 

Интеллектуальные механизмы

При оформлении бланков по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.

Архивное хранение

Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.

Возможности интеграции

Коннекция с 1С позволяет отслеживать состояние кадровой документации. СБИС выгружает информацию на портал «Работа России».

Электронные подписи

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Сотрудники получают УНЭП непосредственно на рабочем месте сотрудника.

Тестовый доступ

На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.

Directum HR Pro

Платформа помогает управлять цифровыми HR-процессами, осуществлять электронный документооборот и работать с различными сервисами. Состоит из модулей, поэтому можно внедрить только отдельные необходимые элементы.

Возможности системы Directum HR Pro

Функционал платформы широк:

• онлайн-управление операциями по движению персонала;

• кадровый документооборов с облачным подписанием;

• электронное оформление командировок, отпусков и авансовых отчетов и т. д.

Директум позволяет получать информацию о движении документов по смс, e-mail и через мессенджеры.

Основные преимущества Directum HR Pro

К достоинствам программы относятся:

• расширенный функционал для цифровизации кадровых процессов;

• адаптация под требования бизнеса;

• бесплатный пакет по электронному взаимодействию между сотрудниками.

Предлагается доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для работы вне офиса.

Варианты размещения

Локальный и облачный вариант размещения.

Интеллектуальные механизмы

Можно подключить механизмы интеллектуального распознавания документов, что снимает лишнюю нагрузку со специалистов отдела кадров.

Архивное хранение

Юридическая значимость документов поддерживается путем использования электронных подписей в формате CADES-A и штампов времени.

Возможности интеграции

Интегрируется с порталом «Работа в России» путем выгрузки и подписания документов. Также предполагается расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API.

Электронные подписи

Можно получить квалифицированные и неквалифицированные цифровые подписи: простую, УНЭП, УКЭП. Интегрируется с приложением «Госключ». Бланки подписываются быстро и безопасно с помощью мобильного телефона.

Пробный доступ

Доступен льготный период по запросу индивидуальной демонстрации сервиса. Заявку можно оставить на сайте.

Сбер.Корус

Платформа для работы с кадровыми документами в электронном виде. Сбер.Корус показывает сроки подписания документов, их статус. В 2023 году компания предлагает 11 продуктов электронного документооборота для компаний.

Возможности системы Сбер.Корус

С помощью Сбер.Корус можно подписать любой документ, рассмотреть его статус и сроки подписания, а также осуществить управление напоминаниями для сотрудников посредством мессенджеров или электронной почты. До 85% операций закрываются с помощью Сбер.Корус.

Основные преимущества Сбер.Корус

Платформа предполагает упрощенное трудоустройство и регистрацию сотрудников с помощью СберID, а также подписывает документы по кадрам с помощью портативных устройств.

Варианты размещения

Доступно только в облаке.

Архивное хранение

Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Интегрируется с 1С.

Электронные подписи

Электронная подпись – УНЭП – выпускается быстро. Заявление может быть подписано с помощью СМС.

Тестовый доступ

Есть возможность попробовать программу в тестовом режиме после онлайн-встречи со специалистом компании.

HR-Link

Платформа для кадрового электронного документооборота. Программа включена в реестр российского ПО и помогает ускорить оформление бланков в 8 раз при снижении затрат на 40%.

Возможности системы HR-Link

В отличие от аналогов HR-link позволяет получить доступ к любому документу и автоматически уничтожить файлы по истечении срока хранения. Работа в программе осуществляется в соответствии с последними изменениями в законодательстве.

Основные преимущества HR-Link

Среди достоинств системы – доступ с любого устройства, подписание документов с помощью СМС, напоминания сотрудникам через разные каналы связи.

Варианты размещения

Облачное и локальное размещение.

Возможности интеграции

Как и у СБИС: интеграция с 1С даёт возможность отслеживать состояние кадровой документации. Возможна выгрузка информации на портал «Работа России».

Архивное хранение

Архивные документы хранятся в облаке. Платформа предполагает легкий и быстрый поиск по заданным параметрам.

Электронные подписи

Поддерживает некоторые виды электронных подписей: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работа России», в том числе и «Госключ».

Тестовый доступ

Можно заказать индивидуальную демонстрацию функционала платформы.

1С: Кабинет сотрудника

Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.

Возможности системы

Помимо базовых параметров платформа выдает справки различного формата и позволяет обмениваться кадровыми документами.

Основные преимущества

Возможность перехода на управление с портативных устройств.

Варианты размещения

Облачное размещение или на локальных серверах компании.

Возможности интеграции

Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.

Архивное хранение

Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.

Электронные подписи

Сотрудники получают УНЭП в мобильном приложении сервиса.

Тестовый доступ

Бесплатный период необходимо уточнять у франчайзи 1С.

Мнение экспертов по выбору и созданию СЭД в России

Лидером рейтинга 2023 года признана компания ELMA 365 ESM. Функционал системы широк, она обладает развитым набором возможностей при среднем уровне стоимости. Среди главных причин выбора конкретной СЭД эксперты отмечают: доступность в аспекте цены, наличие демо-доступа и необходимых сертификатов безопасности.

Суть систем СЭД

С помощью СЭД организации осуществляют полный цикл документооборота с низкими издержками: до 85% экономии времени.

Важно! СЭД снижает издержки на 40% из-за сокращения времени на работу с документами и снижения ошибок.

Плюсы внедрения СЭД

Достоинства электронных платформ:

• ускорение документооборота;

• снижение количества ошибок;

• улучшение взаимодействия между подразделениями;

• снижение затрат на делопроизводство.

Создание электронной подписи значительно упрощает процедуру и время работы с документами.

Выводы

СЭД автоматизирует делопроизводство в компании. Она охватывает процессы создания, отправки, обработки, изменения и подписания бланков, а также обеспечивает безопасность документооборота и значительно ускоряет процесс работы.