Инструменты для бизнес-анализа и управления проектами: Подборка ТОП-20 сервисов

Идея любого бизнеса заключается в получении дохода, а для этого нужно быть конкурентоспособным, знать тенденции рынка, вовремя реагировать на изменения, предлагать новые продукты и работать над недостатками. Это целый комплекс задач, с которым трудно разобраться человеку, далёкому от сферы бизнес-аналитики. Но только с помощью специальных инструментов бизнес-анализа можно достичь нужного результата, поэтому важно разбираться в их видах, области применения, особенностях и возможностях.

Специалисты, применяющие инструменты управления проектами и бизнес-анализа в работе, занимают должность бизнес-аналитиков. Рассмотрим ресурсы, которыми они пользуются при выполнении своих обязанностей по реализации различных целей исследования рынка и моделировании стратегии развития бизнеса.

Трекеры задач

Работа в режиме многозадачности позволяет контролировать различные аспекты своего дела и решать возникающие вопросы с погружением в детали. Но в нём так же есть недостатки. К примеру, большая нагрузка и необходимость участвовать одновременно в вопросах проектирования, заключения договоров, реализации маркетинговых стратегий, корректировки финансового плана и прочих областей. 

Поток этой информации сложно удержать в голове, а потому возрастает риск негативных последствий: сбоев, задержек реализации, потенциальной потери клиентов и штрафов.

Предупредить подобные нежелательные последствия помогают специальные программы – трекеры задач. С их помощью выстраиваются списки дел, на которые важно обратить внимание предпринимателю.

В зависимости от особенностей платформы, трекеры задач позволяют выстроить иерархию, определив события в порядке значимости. Это можно организовать с помощью функций контроля сроков реализации и напоминания, отметки важности, ручной разбивкой по папкам «Нужно» и «Сделано» и иными вспомогательными инструментами программ.

На текущий момент самыми популярными являются программы:

• Basecamp;

• Trello;

• Asana;

• Jira.

Каждый программный инструмент имеет свои особенности. Так, Trello, Asana и Basecamp являются облачными сервисами. За исключением Asana, они преимущественно адаптированы под запросы малого бизнеса и небольшой численности пользователей. Jira – более функциональный инструмент для большой команды. Им можно пользоваться как в облаке, так и с возможностью размещения на собственных сервисах в локальной версии.

С помощью трекеров задач можно сформировать планы по консалтинговым проектам, недельным спринтам, квартальным целям, а также синхронизировать задачи, хранить документы и рабочую переписку. При работе в команде доступ к этим инструментам предоставляется всем пользователям.

Сервисы для анализа и визуализации данных

Отследить динамику доходной части, воронки продаж и иные тенденции бизнеса позволяют средства визуализации. Актуальные данные оформляются в виде таблиц, графиков и диаграмм, что позволяют делать как различные языки программирования, так и их упрощенная версия – BI-системы (от англ. Business Intelligence – бизнес-аналитика).

Задача этого инструмента управления проектами заключается в обработке множества различных источников информации, их анализ, поиск закономерностей и актуализация проблем с целью их своевременной проработки и стабилизации рабочих процессов. Данные систематизируются в виде отчетов с возможностью задать нужные фильтры для поиска. Дополнительным преимуществом является и возможность создания связей с базой данных для автоматического обновления таблиц и графиков. Рассмотрим особенности наиболее востребованных из них:

• Tableau отличается удобным интерфейсом, но слабой локализацией с русским языком и высокими трудозатратами.

• Power BI доступен в том числе на русском языке. Использует языки формул (DAX), «экселевский» Power Query и функциональный М – для профессионалов.

• QlikView автоматически распознаёт связи между данными и сохраняет их в оперативной памяти сервера.

Выбор оптимальной BI-системы для бизнеса зависит от запросов заказчика. К примеру, Tableau подходит для работы в локальной и облачной версии. Есть платная версия этого инструмента (Desktop) и бесплатная (Public). Последний вариант ограничен в функционале, в том числе он не поддерживает работу с базами данных и не сохраняет данные на компьютере.

Power BI менее трудоёмкий аналог Tableau, разработанный с целью расширения функционала MS Excel.

QlikView – принципиально новая ассоциативная модель данных, в ней любые значения из одной таблицы связываются со значениями из других источников.

Инструменты для работы с SQL

Упомянутый Excel сегодня остается одним из самых распространённых сервисов для создания таблиц с удобной настройкой фильтров по нужным параметрам, однако он ограничен по количеству строк и недостаточно оперативен при больших объёмах данных. В противовес этой программе выступает язык структурированных запросов для обработки баз данных – SQL, на котором, к примеру, можно быстро отфильтровать выгрузку объёмов продаж автозапчастей в магазинах Воронежа и Воронежской области за I квартал 2023 года.

Востребованные инструменты SQL следующие:

• HeidiSQL – бесплатный инструмент с открытым кодом для MySQL и его аналогов. Отличается простым интерфейсом и управлением. Обеспечивает контроль клиентских процессов в режиме реального времени.

• MySQL Workbench интегрирует проектирование, поддерживая возможность визуализации модели баз данных в графическом виде. Редактор запросов обеспечивает их оперативную отправку на сервер с дальнейшим получением ответа в виде таблицы. Таблицы можно редактировать непосредственно на сайте.

• DBeaver поддерживает свыше 80 баз данных. Есть возможность применения дополнительных плагинов и подсказок по заполнению кода в виде подсветки синтаксиса. Есть бесплатная пробная версия.

Все перечисленные инструменты поддерживают платформы SaaS/Web, дополнительно HeidiSQL сочетается с Windows, а MySQL Workbench – мультиплатформенный инструмент, который также функционирует на базе Linux и Mac.

Python + pandas

Заменить настройку интеграции с BI-системами или выгрузку структурированных запросов из SQL с их последующей обработкой могут язык программирования Python и модуль для обработки баз данных Pandas. Их функционал предполагает считывание, анализ, разбивку по группам информации из разных источников, а на основании полученных данных – построение сводной таблицы и настройка визуализации.

Встроенные в Pandas инструменты типа DataFrame и Series, применяются для анализа баз данных, позволяя реализовать воспроизводимые отчёты и на их основе строить таблицы, графики.

Сервисы для работы с документами

Платформы и инструменты для работы с документами также играют важную роль в работе бизнес-аналитика. С их помощью можно провести базовые манипуляции с бумагами, что экономит время и трудозатраты на их систематизацию, обработку и подготовку.

Smallpdf

При потребности работы с копиями документов, сохраненных в pdf формате, на помощь приходят программные продукты по типу Smallpdf. С их помощью файл такого формата можно разделить, удалив ненужные страницы либо вставив новые копии. Возможности инструмента включают конвертацию документа в Excel или PowerPoint, а также внедрение в pdf-копию новых страниц (подписанных листов, чертежей, схем).

К примеру, требуется составить внутренний отчёт на основе сбора данных о состоянии транспортной отрасли, для чего необходимо знать данные крупных аналитических компаний, объединённые в экселевский файл. В таком случае, этапы переноса таблицы из pdf в Excel в программе Smallpdf будут выглядеть так:

• находим отчёт аналитической компании с указанием финансовых показателей ведущих представителей транспортной отрасли (по региону, стране, континенту) за конкретный период и прогнозируемыми показателями на следующий год;

• копируем данные (при этом, стандартно, они переносятся не таблицей, а вставляются в одну ячейку из-за сбоя форматирования);

• прибегаем к программе Smallpdf, в которой выбираем функцию конвертации pdf, загружаем pdf-отчёт и выбираем опцию преобразования в формат Excel;

• нажимаем «Выбрать опцию →».

После конвертации к скачиванию доступна полноценная таблица, удобная для восприятия.

Camscanner

Мобильное приложение, посредством которого осуществляется моментальное сканирование документов с помощью встроенной камеры телефона. В числе его возможностей – исправление угла наклона при неправильном сканировании документа, а также возможность обрезать фото.

Использование инструмента Camscanner ускоряет процесс документооборота.

Notion

Ещё один полезный сервис для работы с документами – Notion. Он обеспечивает более удобную и оперативную обработку документов по сравнению с сервисами Google. Также с его помощью быстро создаются заметки. Преимуществом инструмента является широкий набор функций, в числе которых календарь, описания вакансий, работа с таблицами, галерея, todo-листы, CRM.

Используя сервис, можно подготовить коммерческое предложение, создать воронку продаж, управлять задачами, составлять заметки по результатам бизнес-процессов. Реализации этих мероприятий сопутствует доступный интерфейс и управление, которые освоят и новички в нише бизнес-анализа.

Инструменты для графического представления данных

Воспринимать «полотна» текста достаточно сложно, тем более, если стоит задача быстро донести основную информацию до участников бизнес-процесса, сделать акценты на ключевых показателях и деталях. Поэтому важно уметь пользоваться инструментами для визуализации данных, в том числе платформами для графического воспроизведения создания оргструктур, диаграмм, графиков и описаний процессов.

В рейтинг лучших инструментов для графического представления данных входят Microsoft Visio и Miro. Оба сервиса ориентированы на командную работу. При этом, выбирать платформу следует, исходя из масштабов бизнеса и численности его игроков. К примеру, для малого бизнеса более адаптивен Miro, а для среднего и крупного — более функциональный Microsoft Visio. Рассмотрим их особенности:

• Miro — облачный сервис, интегрируемый со сторонними платформами. Его функционалом предусмотрено прототипирование интерфейсов, то есть создание макетов, которые могут быть представлены заказчикам;

• Microsoft Visio — сервис с широкими возможностями настроек и встроенными шаблонами. В отличие от упрощённого аналога, инструмент обеспечивает высокий уровень детализации бизнес-процессов и сетевых диаграмм.
  

При необходимости согласования с заказчиком способа сбора вторичных данных и определения плана действий, требуется показать источник этих данных и метод их анализа. В Miro реализацию этих целей удобно осуществить на основе встроенного шаблона-схемы Flowchart. Блоки, содержащиеся в нём, позволяют спрогнозировать различные и наиболее вероятные сценарии с учетом меняющихся условий, а также итог бизнес-процесса в зависимости от целей и проблем, выявленных в его начале.

Постановка схемы-шаблона в Miro будет выглядеть так:

• для удобства распечатки и презентации создаем рамку формата А4, задаём формат шрифта и цвета объектов (при большом объёме информации управление цветом облегчает поиск нужных строк);

• в блок 1 (problem) выносим задачу поиска/получения вторичных данных о рынке;

• в блок 2 (action) носим действие поиска данных в ЕМИСС – Единой межведомственной информационно-статистической системе (если источником запрашиваемой информации является государственная статистика);

• инструментом «стрелка» связываем оба блока.

Всего будет до 9 подобных блоков, поскольку за первыми двумя действиями следует либо решение задачи получения вторичных данных о рынке, либо получение ответа об отсутствии решения.

Блок 3 выступает логическом условием и добавляет в систему вопрос о наличии данных. За ним следует два варианта развития сценария:

• При положительном ответе «да, данные есть» создаётся блок 4, в нём прописывается информация о внесении соответствующих данных для анализа. Под ним создаётся блок 5, в котором фиксируется первичный результат.

• При отрицательном ответе «нет, данные отсутствуют» добавляем блок 6 с запросом их поиска в других источниках – профессиональных и отраслевых. Затем создаём блок 7, в котором повторяем цепочку с разветвлением «есть данные» или «нет данных».

Данные продаж за второе полугодие 2022 года в статистическом сборнике должны быть идентичными данным, указанным в более позднем источнике. Если этого соответствия нет, их актуальность ставится под сомнение и к поиску подключаются другие ресурсы. Если разница не критична, её необходимо обосновать.

Оба результата прописываются в блоке 9 о сопоставлении данных, от которого так же отходит развилка «да, сопоставимы» или «нет, не сопоставимы». При отрицательном ответе вводится новый параметр поиска – в деловых СМИ, отчётах аналитических компаний.

Таким образом, анализ качества данных не проводится для государственной статистики, поскольку она наиболее объективно отражает текущее положение дел в отрасли. В остальных – данные требуют уточнения либо обоснования различий показателей.

Инструменты для анкетирования и проведения опросов

Базовыми вспомогательными инструментами бизнес-анализа являются платформы для сбора данных, анкетирования и определения предпочтений респондентов. Они позволяют в сжатые сроки понять реакцию аудитории на новый продукт, провести анализ востребованности идеи до её практического выхода на рынок, продвинуть продукт без привязки к месту жительства потенциальных потребителей.

К таким сервисам относятся Google Формы, Яндекс.Взгляд, SurveyMonkey, Typeform. Их отличительные черты:

• организация рекламы;

• интеграция анкеты в рекламу продукта;

• выборка и привлечение респондентов;

• анкетирование с прописанным сценарием показа вопросов.

В зависимости от специфики платформы, короткие опросники возможны по названию, предпочтениям, спросу, а также и ориентировании на российскую аудиторию.

Выводы

Провести качественный бизнес-анализ помогает арсенал специальных инструментов, с помощью которых можно изучить аудиторию, продвинуть новый продукт или спрогнозировать потенциальную реакцию потребителей на его внедрение, контролировать задачи и управлять проектами.

При выборе подходящих платформ и сервисов, руководствуются их адаптацией под масштаб бизнеса, поддержку программ на территории России, удобство управления. К примеру, ориентируясь в Excel, будет проще работать с сервисами для визуализации баз данных по типу BI-систем и языком структурирования запросов для обработки таковых в SQL.