Матрица Эйзенхауэра: Как руководителю эффективно управлять своим временем

Бесконечные дедлайны, «горящие» задачи, форс-мажоры, сидение допоздна в офисе, стресс… Многие руководители уверены, что иначе работать невозможно – такая уж специфика бизнеса, за который они несут ответственность. Но все наработки и техники тайм-менеджмента говорят об обратном: каким бы крупным и сложным не был ваш бизнес, правильное структурирование своего времени поможет избежать эмоционального выгорания и жизни в вечном аврале. 

И один из самых важных и простых в использовании инструментов, помогающий в этом – матрица Эйзенхауэра. О ней многие слышали, но далеко не многие умеют применять ее правильно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и зачем ее составлять

Матрица Эйзенхауэра помогает:

• составить оптимальный план на рабочий день или неделю, дает понимание, что именно и когда вам необходимо будет делать;

• снизить уровень стресса и напряжения – потому что общий поток задач разделяет на небольшие ячейки, то есть, на что вы обращаете внимание в конкретный период времени;

• не забыть и не «потерять» задачи в общем потоке, и не нарушать из-за этого установленные дедлайны;

• сэкономить внутренние ресурсы – вам не приходится тратить энергию на то, чтобы держать в голове все необходимую информацию;

• избавиться от ощущения бесконечности дел и нехватки времени на них выполнение.

Этот метод, в конечном счете, работает как на вас, так и на ваш бизнес, уменьшая количество проблем, ошибок и форс-мажоров.

Элементы матрицы Эйзенхауэра: как распределять задачи

Если вы впервые используете этот метод, то на начальном этапе необходимо составить полный список всех дел, которые вам предстоит решить. На следующем этапе необходимо каждую из задач проанализировать и дать ответ всего на 2 вопроса:

• Это дело важное или нет?

• Это дело срочное или нет?

Отвечая «да» или «нет» на эти вопросы, вы поймете, в какое поле в таблице нужно поместить задачу. Когда вы уже внедрили этот метод, каждое новое дело также следует оценивать через эти вопросы и добавлять в таблицу, постоянно обновляя информацию в ней. Таким образом всего 4 квадрата помогут вам понять, что необходимо делать в первую очередь, а что – оставить на потом. В чем суть каждого поля?

Поле № 1. Важное и срочное

Сюда попадают все задачи, которые:

• обязательны к выполнению, иначе это может привести к негативным последствиям для бизнеса;

• нужно сделать в кратчайший срок, иначе задача либо потеряет актуальность, либо вообще исчезнет возможность ее выполнить.

Это те дела, которые, если не решить именно сейчас, приведут к серьезным трудностям. Также сюда попадают все форс-мажоры – ситуации, когда необходимо срочно отложить повседневную работу и сконцентрировать свои ресурсы на решении проблем.

Поле № 2. Важное и несрочное

Поле № 3. Неважное и срочное

Наша повседневная работа всегда содержит определенную рутинность: надо кому-то позвонить, надо закончить отчет, надо проверить рабочую почту и пр. Да, если этого не сделать, это вряд ли глобально повлияет на бизнес, но эти каждодневные дела имеют строго определенный срок.

Проблема в том, что, выполняя их, человеку кажется, что он продуктивно проводит день, однако такие мелкие задачи часто отвлекают от чего-то более важного и сложного. Может казаться, что 5 минут на проверку почты не сыграет особой роли, но мы рассеиваем внимание, теряем вовлеченность, концентрируясь на мелочах не можем мыслить перспективно. Поэтому нам кажется, что мы весь день работали, но удовлетворенности нет, только усталость.

Задачи из этого квадрата следует выполнять уже после более приоритетных, важных и срочных, и, желательно, делать это в периоды, когда вы не слишком ресурсны, например, после обеда, или под вечер (у каждого свой период), ведь вам и не требуется много сил, чтобы справиться с повседневными делами. А лучше – делегировать их помощникам.

Поле № 4. Неважное и несрочное

Это наши «пожиратели времени» – мониторинг статей в соцсетях, разбор ящиков в столе, очистка компьютера от ненужных файлов, систематизация папок и пр.

У таких дел есть свои плюсы, ведь эти задачи:

• помогают человеку расслабиться, отвлечься, разгрузить психику;

• приносят удовлетворение, а, значит, восстанавливают внутренние ресурсы;

• поддерживают контакт с другими сотрудниками, партнерами по бизнесу;

• помогают следить за актуальной повесткой дня и трендами в профессиональной нише;

• приводят к появлению креативных идей и неожиданных решений – да-да, часто отвлечение от проблемы позволяет найти выход из нее.

Так что полностью отказаться от всего несрочного и неважного, и стать «суперпродуктивным» – не лучшее решение. Однако задачи из этого квадрата следует выполнять, четко ограничивая время на них, при этом зная, что пункты из 1 и 2 квадрата выполнены.

Как эффективно работать с матрицей Эйзенхауэра: ответы на вопросы

Несмотря на то, что принцип использования матрицы прост и прозрачен, при первых попытках вы можете столкнуться с рядом вопросов, о которых раньше не задумывались. Отвечаем на самые популярные.

Сколько задач может быть в одном поле

Да, вносить в матрицу Эйзенхауэра нужно абсолютно все задачи, но эта методика эффективна, если в каждой ячейке их не более 8. Это связано и со способностью нашей психики удерживать внимание лишь на ограниченном количестве объектов, и с тем, что мы, все же, ограничены во времени для исполнения задач.

Что делать если задач в одном поле слишком много

• Ранжирование задач в рамках одного поля.

Например, это можно делать по приоритетности – с чего самого важного нужно начать. Или по сложности – кому-то легче начать с самой неприятной и объемной задачи, чтобы она не висела «грузом», тогда и остальные пойдут быстрее и легче. Или по быстроте выполнения – подходит, если в поле много мелких задач, которые можно сделать за 5-10 минут.

• Переоценка статуса отдельных задач.

Это особенно важно, если матрица Эйзенхауэра не сбалансирована – в одном поле дел гораздо больше, чем в других. Нужно внимательно взвесить каждый из пунктов, задавая себе вопросы: «Так ли это срочно?», «Важнее ли это, чем остальные задачи на сегодня?», «Насколько катастрофичны для бизнеса будут последствия, если эта задача не будет выполнена именно сегодня?», «В какое поле можно ее перенести?» и т.д.

• Правильное распределение ресурсов.

Если дел в одном поле более 8, следует задуматься, во-первых, о том, какие задачи вы можете делегировать и кому. Во-вторых, какие задачи и бизнес-процессы можно автоматизировать и оптимизировать. И, в-третьих, начать правильно распределять собственные ресурсы – знать, в какие часы дня вы наиболее продуктивны и использовать это для решения самых сложных проблем, а остальное распределять на оставшееся время.

С какого квадрата начинать выполнять задачи?

В матрице Эйзенхауэра общий принцип простой: у вас всегда в приоритете должны стоять дела из 1 и 2 поля, тогда как к остальным стоит переходить, когда не осталось «важных» задач. А вот с какого именно начинать, со «срочного» или «несрочного», нужно определять индивидуально, оценивая, что наиболее значимо для вашего бизнеса на данном этапе.

Также стоит помнить, что если зацикливаться на каких-то одних полях долгое время, не обращая внимания на все остальные, то задача, которая еще пару дней назад была несрочной, может изменить свой статус, пополнив и так длинный список. Поэтому старайтесь стремиться к балансу и к тому, чтобы пункты «вычеркивались».

Если замечаете, что какие-то из них неделями «висят» в таблице, а руки до них все не доходят, оцените, а нужны ли эти задачи вам вообще? Их выполнение или невыполнение хоть как-то повлияет на ваш бизнес? А, может, их стоит делегировать кому-то из сотрудников?

Где конструировать матрицу Эйзенхауэра

• нарисовать матрицу на обычном листе бумаги, который можно повесить на стену, в рабочем блокноте, флипчарте, маркерной доске, которая будет все время на виду;

• заполнять матрицу в электронной таблице, подключать общий доступ при необходимости (Яндекс Документы, Excel, Google Sheets и пр.);

• использовать специальные мобильные приложения (E-matrix, TickTick, Todoist);

• добавлять матрицу Эйзенхауэра в уже используемые программы по управлению бизнес-процессами и рабочими командами, например, ПланФикс, WEEEK, Kaiten и пр.

Поскольку к матрице вы будете обращаться каждый день, нужно выбрать тот визуал и метод заполнения, который вам наиболее удобен и нагляден.

На какой период лучше планировать задачи?

Матрица Эйзенхауэра идеально подходит, когда вы планируете задачи на день, это инструмент, который нужно использовать здесь и сейчас. Также она не менее полезна для распределения дел на неделю. Однако, для более долгосрочного планирования, например, на месяц, квартал, год следует использовать другие техники из тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра – это один из надежных и проверенных методов, позволяющих структурировать свое рабочее время. Причем его можно использовать независимо от масштабов вашего бизнеса и его ниши. Главное обращаться к этой методике каждый день. Если она станет рутинной частью вашей жизни, вы легко сможете навести порядок в делах и забыть о жизни в вечном цейтноте.