Ведение бизнеса в текущих рыночных условиях подразумевает обилие бумажной волокиты, что часто тормозит работу с клиентами. Если руководство фирмы хочет сократить количество обязательных согласований, потребуется цифровизация документооборота.
Проблемы бизнеса при работе с использованием договоров
Если фирма работает с клиентами по принципу использования договора для подписания с обеих сторон, то компания с высокой степенью вероятности столкнется с рядом проблем.
Затягивание сроков согласования
Обычно процедура подписания договора проходит сложные этапы, задействующие сотрудников разных отделов. Пункты документа могут не устраивать клиента или исполнителя. В итоге откладывается во времени момент начала сотрудничества сторон.
В свою очередь, получение компанией прибыли за реализованный товар или оказанные услуги также затягивается. Из-за этого часто приходится начинать работу до окончательного подписания договора, что повышает риски обоих участников бизнес-отношений.
Привлечение дополнительных специалистов
Сотрудничество на основе договоров для двухстороннего подписания влечет за собой потребность обращаться к услугам юристов, что может ощутимо повысить расходы сделки и уменьшить чистую прибыль для фирмы.
Отказываясь от привлечения стороннего эксперта, юридическое лицо увеличивает риски, связанные с некорректным составлением договора. И нередко становится серьезной проблемой в случае судебных разбирательств с клиентом.
Путаница в обязательствах сторон
В некоторых случаях двухсторонние договора оказываются подписанными на различающихся между собой условиях. В основном это происходит по причине несоответствия экземпляров участников бизнес-отношений из-за сложности и обилия этапов согласования документа.
Важно! Сотрудничество на основании двухсторонних договоров – это рисковое ведение бизнеса, которое часто становится причиной увеличения понесенных расходов и снижения чистой прибыли компании.
Возможное решение проблемы
Сейчас оптимальным способом минимизации рисков и неактуальных расходов, связанных с процедурой согласования и подписания двухстороннего договора, считается проведение цифровизации документооборота в фирме.Процедура представляет собой переход от принципа договорного сотрудничества к подписанию оферты, которая размещается на официальном сайте компании-исполнителя. Это ускорит процесс начала деловых отношений и снизит возможные риски, связанные с ними.
Оферта является предложением новому клиенту заключить договор с компанией на обозначенных условиях, указанных непосредственно в оферте. Только в данном случае договор подписывается путем акцепта оферты. Для этого клиент совершает ряд действий (например, проходит процедуру регистрации на сайте, рассчитывается с исполнителем).
Покупатель или заказчик может просто совершить оплату товара или услуги, и договор в таком случае автоматически будет считаться подписанным обеими сторонами сделки. Все его подробности содержатся в оферте, которая размещается на том же сайте компании. Не потребуется никаких дополнительных согласований и привлечения юристов.
Однако акты все равно направлять придется. Большинство компаний используют для этих целей сервисы электронного документооборота (ЭДО). Если все верно оформить, подойдет даже обычная электронная почта. Акты допускается подписывать простой электронной подписью.
Очень важно в подобной ситуации отразить порядок подписания в оферте. В ней следует прописать, где конкретно указаны адреса электронной почты, которая может использоваться для подписания и последующего обмена актами, а также порядок определения лица, использующего простую электронную подпись.
Оферты особенно актуальны для онлайн-сервисов и фирм, оказывающих услуги типового характера для всех клиентов. На цифровой документооборот поголовно переходят интернет-магазины, онлайн-школы и маркетплейсы разных масштабов.
Оферты могут иметь разные варианты названий, например, «правила пользования торговой площадкой» или «пользовательское соглашение интернет-магазина» или как-то еще. Но юридически всё это является офертами.
Важно! Использование названия «договор-оферта» является не совсем корректным, поэтому его не советуют указывать на сайте именно в таком виде. С юридического языка оно переводится как «договор – предложение заключения договора».
В каких случаях оферта не подходит компании
Цифровизация документооборота и использование оферты вместо договора для двухстороннего подписания не является универсальным методом упрощения взаимоотношений между сторонами сделки. Её актуальность напрямую зависит от типа клиентов и вида оказываемых бизнесом услуг. Оферта не подходит в следующих случаях.Представителям крупного бизнеса
Такие фирмы обычно имеют сложную организационную структуру и большое количество разных отделов. При этом каждому из них потребуется отдельно оговаривать с клиентом условия предстоящего сотрудничества.
В таком случае вариант с договором для двухстороннего подписания и полноценной процедурой согласования является более верным и надежным. Еще один способ – акцептовать оферту, но уже от клиента.
Компаниям, оказывающим услуги, сильно различающиеся в зависимости от клиента
Оферта работает только в случае с типовыми услугами. В ней фиксируются одни и те же условия, актуальные для всех партнеров бизнеса. На крайний случай фирма может разработать несколько оферт для каждого типа оказываемых услуг.
Так что в случае с регулярным запуском уникальных рекламных акций в индивидуальном порядке под каждого клиента работать по цифровому документообороту будет крайне затруднительно. Каждый раз формировать персональную оферту просто нет смысла.
Процесс перехода с договоров на оферту: пошаговое руководство
Сама процедура не является сложной. Чтобы осуществить цифровизацию своего документооборота, компании необходимо пройти пять шагов.Шаг 1. Создание оферты
Компания может использовать в качестве основы текущий договор, если он является корректным и верно отражает действующие бизнес-процессы. Однако содержание документа все равно придется немного изменить, потому что работа по оферте имеет ряд отличий от работы по договору для двухстороннего подписания.
Оферта должна в обязательном порядке содержать эту информацию:
-
указание, кому именно она адресована (конкретным лицам или неопределенному кругу лиц);
-
данные о том, что является непосредственным акцептом, и как будет происходить заключение договора между сторонами бизнес-отношений;
-
перечисление условий сотрудничества участников сделки (порядок исполнения договора, сдача и приемка результатов, оплата);
-
порядок изменения оферты в случае таково необходимости;
-
реквизиты компании-исполнителя.
Важно! Отсутствие любой из перечисленной выше информации или же её некорректное указание в оферте может послужить источником целого ряда трудностей в случае судебных разбирательств между сторонами сделки.
Шаг 2. Размещение оферты на сайте
Оптимальное место для её размещения – подвал (футер) сайта. Это сквозной структурный элемент, который располагается в намой нижней части всех страниц интернет-портала. Он является противоположностью шапки (хедера). Оферта должна находиться в свободном доступе для предварительного ознакомления клиентами.
Шаг 3. Добавление на сайт компании чекбокса согласия с офертой
Если в качестве акцепта принимается прохождение процедуры регистрации на сайте или оплата через него, можно добавлять простую электронную подпись в виде кнопки с надписью, которую нельзя будет истолковать неоднозначно. Наиболее распространенный вариант оформляется надписью «Нажимая эту кнопку, я соглашаюсь с условиями оферты».
Когда в роли акцепта выступает оплата выставленного фирмой счета, ссылку на оферту можно добавлять непосредственно в него. Это может выглядеть как отдельный пункт, например, «Оплата заказчиком счета является акцептом оферты».
Здесь также актуально указывать адреса электронной почты и контакты сторон для легализации официальной переписки. Это важный момент, так как она нередко используется в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств между сторонами.
Шаг 4. Подписание дополнительного соглашения
Необходимо для подтверждения согласия клиентов, с которыми уже заключены действующие двухсторонние договора, на использование оферты. Для этого большинство компаний используют уже готовый шаблон документа.
Шаг 5. Начало использования оферты в работе
После прохождения всех предыдущих этапов и получения дополнительного соглашения от уже действующих партнеров, дальнейшие бизнес-отношения с новыми клиентами и заказчиками должны осуществляться только через оферту.
Заключение
Переход на цифровой документооборот позволяет многим представителям современного бизнес-сообщества существенно упростить партнерские взаимоотношения с клиентами. Оферта помогает ускорить процесс подписания договора между сторонами и оптимизировать процедуру согласования условий сотрудничества участников сделки.
