Автоматизация HR-процессов: Подробное руководство и разбор преимуществ

Автоматизация HR-процессов – это комплекс IT-решений, которые позволяют ускорить, оптимизировать и облегчить выполнение кадровых задач в компании: начиная от найма новых сотрудников и заканчивая оценкой их эффективности и планирования графика отпусков. 

Благодаря автоматизации можно значительно сократить время и средства, которые затрачиваются на решение рутинных кадровых вопросов. Но как правильно выбрать и внедрить подходящую программу или систему? Какие процессы можно автоматизировать, а какие нет? Какие возможности предоставляет современный IT-рынок?

Автоматизация HR-процессов: зачем она нужна

По данным 2023 года 65% компаний уже используют средства автоматизации HR и только 1% опрошенных считает, что этого делать вообще не нужно. Сегодня большинство предпринимателей понимает – чтобы достигнуть успеха и постоянно развивать свой бизнес, нужно использовать современные технологии. Что именно это дает?

Преимущества для сотрудников

В первую очередь внедрение автоматизированных HR-систем «работает» на ваших сотрудников, поскольку помогает:

• стандартизировать весь документооборот, получать оперативный доступ к информации, локальным актам;

• планировать отпуска, оперативно получать информацию о своем рабочем графике, корректировать ее, вести подсчет количества рабочих часов и пр.;

• упростить кадровую логистику и не бежать за каждой подписью в другой отдел;

• быстро «вникать» в рабочий процесс, понимать его структуру, легко трудоустроиться.

Автоматизация избавляет сотрудника от рутинных и бюрократических сложностей, позволяя больше внимания и сил уделять непосредственно рабочим задачам.

Преимущества для руководителей

Во-первых, автоматизация HR значительно облегчает взаимодействие с теми сотрудниками, командами и отделами, которые находятся территориально в другом месте. Электронное общение помогает эффективно контролировать ход их работы, решать кадровые вопросы, улучшать качество сотрудничества и обратной связи.

Во-вторых, системы автоматизации дают возможность лучшего управления кадрами: программы предоставляют возможность быстро получать полную и актуальную информацию о каждом сотруднике, его эффективности, графике работы и отдыха, помнить о важных мероприятиях, например, дате рождения или юбилее, контролировать рабочие задачи, повышать мотивацию и в целом выстраивать осознанное взаимодействие.

Преимущества для HR-менеджеров

Некоторым кажется, что автоматизация HR-процессов может быть угрозой для менеджеров по кадрам и подбору персонала, как бы заменяет их. На самом деле это не так. IT-решения позволяют HR-менеджерам избавиться от рутинных задач, монотонности труда, избежать ошибок, путаницы, нарушения дедлайнов. И в целом облегчить, оптимизировать и оцифровать все процессы.

Для специалистов по кадрам HR-системы – это профессиональный инструмент, позволяющий им развиваться, повышать показатели своей эффективности, сокращать время выполнения поставленных рабочих задач.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

• Процесса рекрутинга.

Формирование заявок, автоматический поиск резюме на разных площадках, формирование и отправление отклика соискателю, систематизация и группировка потенциальных кандидатов, их тестирование, обучение и пр.

• Кадрового учета.

Внутренний документооборот, составление заявок, отчетов, расчет заработной платы, учет графика отпусков, больничных, анализ рабочего времени, выдача справок, ведение личных дел сотрудников, учет льгот, компенсаций и пр. Автоматизированный электронный процесс взаимодействия между сотрудниками особенно важен, если они находятся в разных филиалах, городах, странах, на удаленке.

• Обучения и адаптации персонала.

Новым сотрудникам гораздо легче и быстрее «вникнуть» во внутренние процессы организации, если большая часть из них отражается в электронном кабинете или общей HR-системе. Для него заметно облегчается понимание своих функций, когда вся документация, акты и регламенты находятся в электронном виде и к ним можно обратиться повторно в любой момент.

Обучение также можно автоматизировать и значительно сократить финансовые и временные затраты, записать онлайн-курс, внедрить эффективную систему тестирования, настроить обратную связь с куратором по обучению и пр.

Какие HR-процессы нельзя автоматизировать

• Автоматизация не должна нарушать законодательство.

Например, нельзя переводить в онлайн-кабинет прохождение инструктажа по охране труда или использовать цифровую подпись на приказе о дисциплинарном взыскании, увольнении.

• Излишняя автоматизация может навредить.

Если вы внедряете несколько отдельных, не синхронизированных программ, которые вынуждают сотрудников по нескольку раз совершать одни и те же действия, то это приведет к увеличению потраченного времени, большему количеству ошибок, усталости.

• Программа не может полностью заменить человеческое общение.

Итоговое собеседование с кандидатом, сложные разговоры с сотрудником, выяснение определенных деталей по появившимся вопросам – для всего этого нужен личный контакт.

Важно исходить из принципа разумности. Автоматизация HR-процессов должна помогать вашему бизнесу и его сотрудниками развиваться, а не мешать.

Как внедрить автоматизацию HR-процессов: этапы

Подход, который следует использовать, принципиально зависит от того, насколько масштабной планируется автоматизация. Если задача оптимизировать и упростить лишь отдельные HR-процессы, например, рекрутинг, то лучше внедрять более локальные инструменты. В этом случае этапы условно делятся на:

• анализ и оценка «положения дел» – как происходит подбор кадров сейчас, какие есть проблемы, какие задачи должен решить IT-продукт;

• формулирование четких целей и создание технического задания;

• выбор конкретного IT-решения: одной или нескольких программ, софтов;

• внедрение программы, ее установка, интеграция с другими инструментами, которые уже используются в компании;

• корректировка и настройка программы, ее конкретных параметров;

• обучение персонала – сотрудники должны не только уметь взаимодействовать с программой, но и использовать весь ее потенциал;

• оценка эффективности автоматизации – то, насколько внедрение решило изначально поставленные задачи и как это повлияло на бизнес в целом.

Но если вы планируете автоматизировать все кадровые задачи, наладить единую HR-систему и установить цифровой личный кабинет для сотрудников, процесс внедрения будет сложнее, и к нему нужно подойти более внимательно. Он должен включать 6 последовательных этапов.

Формирование целевой матрицы процессов

Она помогает установить четкие цели автоматизации и определить показатели, по которым будет оцениваться, достигнуты они или нет. Обычно такая матрица включает как общие цели, так и конкретные задачи, метрики для оценки успешности внедрения, его сроки, а также конкретных людей или отделы, которые несут за это ответственность.

Стандартизация всей нормативной базы компании

Ваш документооборот не должен быть разрозненным. Важно, чтобы все акты, виды начислений, соглашения, справки – все было подведено к единому стандарту.

Формирование маршрутов, по которым решаются конкретные HR-задачи

То есть четкое понимание путей согласования документов между сотрудниками и отделами. Это нужно для того, чтобы будущая система автоматизации «понимала» какие данные нужно синхронизировать и на каком этапе.

Формирование четкой схемы интеграции с другими системами

Это важно, если ваша компания уже использует какие-то IT-продукты для кадровых мероприятий. Нужно будет учитывать, возможна ли их синхронизация, иначе, уже установленные продукты придется заменить или вовсе отказаться от них, если предполагаемая HR-система уже имеет встроенные инструменты-аналоги.

Выбор IT-решения и ответственного за его внедрение

На этом этапе вы уже имеете четкое представление о том, какие задачи должна выполнять программа. Осталось ее выбрать. Сначала нужно составить шорт-лист тех IT-продуктов, которые отвечают заданным параметрам. Затем оценить каждый из них по отзывам, рекомендациям других пользователей (особенно тех, кто работает в схожем с вами сегменте), по соотношению цены и качества, рейтингу, сроках окупаемости и пр.

Также важно выбрать подрядчика по внедрению – это может быть сторонняя организация, имеющая подобный успешный опыт внедрения (именно этой программы и именно в вашем бизнес-сегменте), представители самой фирмы, чей продукт вы выбрали, или ваши штатные специалисты, если они обладают достаточной квалификацией.

Оценка эффективности внедрения и коррекция

В идеале это должен делать тот, кто занимается внедрением. Его функции не ограничиваются лишь установкой IT-решения и налаживанием общих процессов. Даже если теоретически все отлажено, на практике всегда могут возникать ошибки, несостыковки, какие-то функции не используются или используются неправильно. Все это поддается коррекции.

Оценка же должна проходить с точки зрения долгосрочной стратегии и выгод. Порой требуется 1-2 года, чтобы все процессы автоматизации были окончательно отлажены, а персонал полностью освоил новое программное обеспечение.

IT-решения для автоматизации HR-процессов: список 

HR-системы для полной автоматизации

Это IT-продукты, которые призваны глобально оптимизировать все кадровые процессы, они отличаются широким функционалом и направлены на принципиальное изменение всего алгоритма взаимодействия.

На какие HR-системы стоит обратить внимание:

• Hurma.

Она включает возможность ведения личного профиля сотрудников, формирование базы вакансий и кандидатов, импорт информации о соискателях, ведение общего графика рабочего времени, расчета заработной платой, интеграцию с внешними сайтами по подбору сотрудников.

• BambooHR.

Подходит для малого и среднего бизнеса, включает возможность для обучения, автоматический поиск кандидатов на должность, кадровую аналитику.

• Zoho Recruit.

Прекрасно подходит для кадровых агентств, помогает формировать график собеседований, работать со средствами коммуникации, импортировать информацию с других сайтов, создавать и публиковать вакансии и пр.

• PeopleForce.

На эту программу стоит обратить внимание в первую очередь бизнесу в IT-сфере, она позволяет быстро искать нужных сотрудников, отслеживать их рабочее время, оценивать затратность на конкретный проект, продуктивность команды и пр.

• SageHR.

Это хорошее решение для полного управления трудовыми ресурсами, ведения статистики, графика роста каждого специалиста, планирования смен, проектов, эффективной адаптации новых сотрудников, оценка продуктивности.

• KinHR.

Подходит, если у вас крупный бизнес, и вам нужна надежная система для оценки результативности ваших сотрудников: поддержка и обучение новичков, контроль рабочих часов, эффективное и удобное взаимодействие с персоналом, рабочий календарь, возможность устанавливать персональные цели.

• Zoho People.

Это программа имеет интуитивно понятный интерфейс, помогает вести учет сотрудников, формировать отчетность по ним. Она включает и корпоративный календарь, и функцию учета выплат сотрудникам, и возможность ставить задачи. Причем каждый сотрудник может принимать участие в формировании данных.

Программы и онлайн-сервисы для рекрутинга

• E-Staff – программа ищет соискателей на специализированных сайтах, автоматически размещает информацию о вакансиях и обновляет ее, быстро импортирует резюме, интегрируются с менеджерами, соцсетями, электронной почтой и пр.

• Резюмакс – это общий софт для начальников отделов, соискателей на должность и кадровиков, имеющий расширенный функционал: возможность создавать опросники, автоматизировать ответы на электронные письма, сигнализировать о добавлении новой заявки от претендента и пр.;

• Experium – это сервис, который полностью автоматизирует весь процесс найма сотрудника, от поиска соискателей до закрытия HR- проекта.

Если вы не хотите устанавливать конкретное ПО, то можно найти и более простое решение, например, воспользоваться онлайн-сервисами для рекрутинга, например: Поток, Pre-Interview, AmazingHiring, Хантфлоу, Proaction, GoRecruit, Персия, FriendWork Recruiter, Skillaz, GoRecruit, Keppteam, Finassessment и пр.

Их преимущество в том, что можно использовать сразу несколько платформ, не требуется отдельной установки программы. Но такие сервисы не подходят для управления и контроля за большим штатом работников.

Грамотная автоматизация HR-процессов позволяет облегчить кадровую работу в бизнесе, избавиться от ненужных бюрократических проволочек и сложностей, облегчить работу многим сотрудникам, освобождая их время для более важных профессиональных задач. Даже если изначально процесс автоматизации требует финансовых вложений, в перспективе это эффективное средство экономии ресурсов, которые можно потратить на развитие бизнеса, а не на решение рутинных задач.