Что такое ERP-система
Аббревиатура возникла в США и дословно расшифровывается как Enterprise Resource Planning. ERP-система относится к инструментам планирования ресурсов компании, ускорения, стабилизации и оптимизации внутренних бизнес-процессов проекта. Это комплексное решение при необходимости автоматизировать управление финансами, поставками, сотрудниками, маркетинговыми кампаниями, отношениями с клиентами.
ERP-система представляет собой многофункциональное программное обеспечение и включает три уровня:
-
база данных (хранение информации);
-
приложения (обработка данных);
-
пользовательское представление или графический интерфейс (уровень взаимодействия с конечным пользователем).
Программный комплекс ERP подразумевает стратегический подход к управлению компанией. Технология объединяет данные экосистемы проекта, позволяет менеджерам фирмы использовать данные из нескольких структур бизнеса. ERP также снижает временные и трудозатраты за счет автоматизации большинства внутренних процессов.
Основные функции ERP-системы
Функционал программного обеспечения варьируется в зависимости от страны разработчика и специфики бизнеса. Продукты, созданные российскими и зарубежными производителями, имеют ряд отличий. Объединяют ERP-системы следующие возможности и функции, доступные в каждом варианте программного обеспечения:
-
управление товаром (остатками на складах и закупками позиций для бесперебойной торговли);
-
планирование и детальный анализ основных потребностей компании;
-
разработка технологических карт и их последующее сопровождение;
-
управление текущими проектами;
-
ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
-
планирование продаж, а также необходимого для осуществления коммерческой деятельности объема производственных ресурсов и мощностей.
Важно! ERP-система обладает широкий функционалом. Она объединяет, автоматизирует и приводит к соответствию единому стандарту текущие бизнес-процессы. Внедрение данной технологии повышает качество планирования, положительно сказывается на конкурентоспособности фирмы, финансовых результатах деятельности проекта. Процессы становятся прозрачными и наглядными, легко корректируемыми и масштабируемыми. Появляются новые точки роста и развития организации.
Преимущества внедрения ERP-системы в компании
Управлять ресурсами компании даже среднего уровня уже весьма проблематично. Многоуровневые корпорации регулярно сталкиваются с массой сложностей, устранить которые вполне реально при помощи интеграции во внутренние процессы ERP-системы. Они держат под контролем распределение ресурсов, становятся платформой для перехода на онлайн-торговлю, помогают внедрить различные аналитические приложения вроде CRM и SCM. Помимо этого, у ERP-системы есть и другие преимущества.
Увеличение эффективности бизнес-процессов
Использование данной технологии решает такие насущные вопросы бизнеса как:
-
автоматизация рутинных задач, отнимающих у персонала большое количество рабочего времени и человеческих ресурсов;
-
недостаток оперативной информации для принятия верных решений на уровне управления компанией;
-
нехватка рабочих инструментов контроля внутренних бизнес-процессов;
-
отсутствие информации о денежных потоках и складских товарных остатках;
-
наличие массы программ, которые действуют несогласованно, что приводит к двойному введению одних и тех же данных;
-
трудности оперативного и комфортного взаимодействия между отделами и подразделениями фирмы;
-
сложные и чрезмерно запутанные IT-процессы внутри организации;
-
отсутствие свободного доступа к оперативным данным вне офиса;
-
затянутые сроки формирования бухгалтерской отчетности и сводных документов;
-
низкий уровень сервиса для клиентов (затрудненное взаимодействие с потребителем из-за разрозненности ведения процессов реализации продукта).
Важно! Необходимость интеграции ERP-системы должна быть предварительно оценена руководством проекта. Для этого проводится детальный анализ существующих проблем и стоящих перед компанией задач. Прогнозируется эффект от использования технологии, просчитываются издержки. Оптимальный способ узнать, нужна ли ERP-система организации – проведение предпроектного обследования.
Улучшение управления производством и складом
В данном направлении система демонстрирует следующие возможности:
-
контроль закупок товара и сырья;
-
ведение учета текущих запасов материалов;
-
своевременное обнаружение дефицита продукта на складах;
-
контроль производственных оборотов;
-
отслеживание местонахождения отдельно взятого товара;
-
контроль сроков упаковки, отгрузки и доставки продукта конечному клиенту;
-
планирование предстоящего объема заказа у поставщиков.
Фирме с большими товарными оборотами сложно держать под контролем остатки на складах. В результате совершаются ошибки, связанные с доставкой продукта покупателю и своевременным восполнением израсходованных в процессе производства материалов. Подобные сбои негативно влияют на отношение целевой аудитории к бренду, мешают извлекать максимум прибыли из коммерческой деятельности предприятия. Устранить минусы поможет внедрение ERP-системы.
Оптимизация финансового управления
Технология необходима для:
-
точного финансового анализа и принятия верных решений, связанных с управлением денежными потоками внутри и за пределами предприятия;
-
детальной оценки текущего положения проекта, выявления излишних трат и точек роста;
-
создания и хранения финансовых документов (бухгалтерской и налоговой отчетности, платежных квитанций и других бумаг первичного порядка);
-
оценки перспектив бизнеса, обнаружения шансов для расширения влияния на рынок, формирования положительной отстройки от ближайших конкурентов.
Данный раздел ERP-системы сокращает риск упущения важных финансовых моментов для фирмы, образования ошибок в отчетности по причине человеческого фактора. Бумажная работа внутри предприятия упрощается, на неё тратится меньше времени. Документы, необходимые для передачи в другие отделы, поступают туда вовремя и без задержек из-за ошибок сотрудников, несогласованности работы нескольких программ.
Улучшение управления ресурсами и персоналом
Технология ERP решает следующие вопросы в данном блоке потребностей организации:
-
правильный учет кадров;
-
безошибочный расчет оплаты труда персонала;
-
учет рабочего времени сотрудников компании;
-
формирование оплаты по больничным листам и отпускным;
-
составление рабочих графиков с учетом изменений в компании;
-
оптимизация работы отдела HR.
Команда проекта избавляется от самостоятельного выполнения рутинных задач, связанных с управлением персоналом и человеческими ресурсами. Устраняются типичные ошибки, такие как неверный расчет заработной платы, несвоевременное отражение отпусков сотрудников в рабочем графике, отсутствие необходимой документации. Программное обеспечение категории ERP считается универсальным для HR-менеджмента, независимо от количества кадров, задействованных в производстве.
Для кого подходит ERP-система
Комплекс относится к сложным высокотехнологичным продуктам IT-индустрии. Это определяет высокую стоимость программного обеспечения и внедрения в бизнес-процессы компании. Кроме того, присутствует требовательность к оборудованию. Чтобы интегрировать ERP-систему, организации потребуются дорогостоящие компьютеры, серверы и целая IT-инфраструктура для надежного и безопасного хранения резервных копий.
Данную технологию могут без опасений внедрять:
-
крупные компании;
-
средние компании;
-
компании с высокой степенью автоматизации;
-
интенсивно развивающиеся проекты, желающие оперативно реагировать на изменения, опираться в процессе деятельности на полную и свежую информацию;
-
интернет-коммерция.
Появились оптимизирующие системы и для предприятий, относящихся к категории малого бизнеса. Однако формально данные технологии не входят в класс ERP. У них урезан функционал, стоимость ниже основных продуктов. Полноценная технология ERP нуждается в серьезных финансовых вложениях, обновленной технике. Причем инвестиции окупаются не сразу. Поэтому такие системы рекомендуются к использованию компаниям, располагающим свободными от оборота средствами.
Заключение
Внедрение в бизнес-процессы компании ERP-системы идет на пользу как организации, так и конечному потребителю. Технология повышает качество сервиса, снижает риск образования ошибок из-за человеческого фактора, сокращает рутинную нагрузку на персонал предприятия. Недостатками ERP-систем считаются высокая стоимость интеграции, потребность в дорогостоящем IT-оборудовании, результативность преимущественно для среднего и крупного бизнеса.
