Владельцы налаженного бизнеса, демонстрирующего стабильную работу и рост прибыли, обычно задумываются об автоматизации его функционирования. Главной причиной становится желание увеличить результативность проекта.
Но в большинстве случаев уже на начальном этапе автоматизации начинаются проблемы: нежелание персонала поддерживать идею, неверно рассчитанный бюджет (нехватка средств), отсутствие достаточных человеческих ресурсов.
Сегодня мы расскажем, какие ошибки при автоматизации бизнеса относятся к самым распространенным, озвучим причины их возникновения, а также предложим советы по предотвращению образования препятствий уже на начальном этапе процесса.
Ошибка №1. Попытка автоматизировать хаос
В данном случае обычно ситуация развивается следующим образом. Фирма работает и активно расширяется, увеличивается количество бизнес-процессов, в них принимает участие большое количество персонала компании. Образуются ошибки, на согласование рутинных действий уходит слишком много времени, теряются задачи. Собственник решает, что необходима автоматизация.
Ставится задача, нанимаются люди для её реализации. Команда начинает работать, однако хаоса меньше не становится. Наоборот, создается впечатление, будто рутинные процессы затягиваются еще сильнее, персонал жалуется на отсутствие четких и понятных инструкций.
Проблема
Если в бизнесе изначально присутствует серьезная проблема с налаживанием стандартных рабочих процессов, которые используются ежедневно, а также нет четко обозначенного маршрута согласования действий, любая попытка автоматизации приведет к еще большему количеству ошибок.
Зачастую серьезную роль играет человеческий фактор. Например, если юрист уже проверил и согласовал договор, а в процесс его изначального обсуждения не был вовлечен сотрудник, несущий ответственность за контроль и распределение бюджета юридического лица, все договоренности в итоге придется отменить. Ведь на проект банально не хватит средств.
Решение
Избежать образования подобной проблемы можно. Перед началом автоматизации необходимо тщательно продумать и предварительно стандартизировать действующие бизнес-процессы, отладить маршрутизацию документооборота компании, а также механизмы согласования рутинных задач.
Рекомендуется разработать план, зафиксировать и внедрить затем в работу. Новый процесс сначала проверяется в тестовом режиме, а уже после подтверждение актуальности подключается команда, назначенная ответственной за автоматизацию бизнеса.
Важно! При наличии регулярных сбоев для начала дорабатывают сам процесс и заново тестируют. После того как каждый бизнес-процесс продемонстрирует свою эффективность в деле, можно приступать к автоматизации.
Ошибка №2. Старт автоматизации в отсутствие аналитиков
Если начать автоматизацию бизнеса без команды IT-аналитиков, которые будут непосредственно внедрять новые технологии, результат будет заведомо отрицательным. Потому что теоретики (бизнес-аналитики) не знают, как на практике должно работать программное обеспечение. Написанное ТЗ при таком подходе окажется сырым и непонятным разработчикам.
Проблема
В отсутствие специалистов в сфере IT процедура внедрения автоматизированной системы сильно замедляется. Дополнительно снижается эффективность, актуальность и практичность самого результата.
Например, в случае написания техзадания на создание ПО бизнес-аналитиком, в содержании ТЗ окажутся только общие требования к системе. Коммерческие предложения будут в результате сильно различающимися по стоимости. Это приведет к сложностям выбора исполнителя.
Решение
В процессе автоматизации бизнеса обязательно должны участвовать компетентные лица, отвечающие не только за теорию, но еще и за практику. Команда, состоящая из бизнес-аналитиков, IT-аналитиков и руководителя проекта, работает намного эффективнее, так как задача рассматривается сразу с нескольких сторон.
Один сотрудник отвечает за разработку схемы, другой – за её внедрение, а третий проконтролирует своевременное и качественное решение вопросов, соблюдение временных рамок проекта.
Ошибка №3. Создание внутренних отделов разработки
Если компания самостоятельно описала текущие и запланированные к внедрению процессы, разработала техническое задание, а затем собрала собственный отдел разработки, это переходит в категорию организации полноценного IT-бизнеса в рамках уже существующего коммерческого проекта.
На это тратится много финансов. Но не всегда результат оправдывает настолько масштабные инвестиции. В большинстве случаев намного выгоднее нанять слаженную команду профессионалов со стороны.
Проблема
Такая проблема возникает, когда фирма пытается создать собственную команду ответственных за разработку и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов сотрудников в случае сильно ограниченного бюджета.
Наем квалифицированного персонала для образования команды внутри проекта без закупленного специализированного ПО, хранилища требований, системы контроля исполнения поставленных задач не даст нужного результата. При этом величина финансовых вложений существенное превысит затраты на аутсорс уже готовой группы экспертов.
Решение
Решение данной проблемы весьма простое и лежит на поверхности. Доверьте автоматизацию своего бизнеса команде опытных разработчиков, специализирующихся конкретно на выбранной тематике.
Важно! Сотрудники на аутсорсе создадут систему с нуля, протестируют её и устранят возникшие слабые стороны, обеспечат качественную техническую поддержку готового продукта. После внедрения проекта и при необходимости расширения функционала процессов автоматизации допустимо создавать внутренний отдел разработки.
Ошибка №4. Проведение автоматизации бизнеса в отсутствие поддержки персонала фирмы
Проблема возникает, когда идея автоматизации исходит со стороны высшего руководства фирмы при отсутствии подчиненных готовности принять изменения на местах. В результате аналитики предлагают скорректировать рабочие процессы, а менеджеры подразделений и линейные сотрудники не поддерживают инновационные решения.
Персонал демонстрирует негативный настрой, постоянно указывает на отрицательные стороны автоматизации привычных процессов. Нередко сотрудники в подобных ситуациях морально не готовы перейти на принципиально новый уровень прозрачности своей деятельности.
Проблема
Топ-менеджеры и собственники бизнеса неспособны грамотно мотивировать персонал принять изменения и поддержать внедрение новой системы. Сотрудники оказывают активное сопротивление инновациям, что приводит к замедлению процесса автоматизации.
Корни проблемы обычно произрастают из нежелания персонала действовать более открыто. Если внутри компании существует работа вне системы (например, рядовые сотрудники «перепродают» информацию о клиентах за персональный денежный бонус), изменения будут встречены крайне негативно.
Решение
Необходимо внедрить четкие KPI для персонала, пересмотреть взгляды на оценку продуктивности подчиненных. Своевременное выявление и прекращение деловых отношений с недобросовестными сотрудниками исключит человеческий фактор, препятствующий автоматизации бизнеса.
Важно! Чтобы в фирме не было людей, действующих не на благо общего дела, а в рамках исключительно личной выгоды, придется изменить систему показателей эффективности персонала. Разработка правильной мотивации на базе нового принципа работы поможет повысить заинтересованность в скорейшей автоматизации.
Ошибка №5. Разработка собственного тиражируемого программного продукта
Не всегда бизнесу резонно создавать уникальную систему автоматизации и реализовывать её среди других фирм. Компания тратит на это колоссальные ресурсы как финансовые, так и временные. Но когда дело доходит до выхода с новым продуктом на рынок, покупатель может найтись далеко не всегда.
Проблема
Чтобы новый продукт был актуален в масштабе рынка, он должен учитывать особенности действующих бизнес-процессов в других компаниях. Но это сложно сделать без понимания внутренней системы конкурирующих организаций, даже если они движутся в одном направлении.
Система автоматизации, продемонстрировавшая высокие показатели продуктивности в рамках одной компании, далеко не всегда оказывается востребованной со стороны других фирм. Потому что каждая из них имеет массу внутренних нюансов.
Решение
Если у юридического лица нет достаточного количества профессиональных навыков и свободных денежных средств для разработки непрофильного IT-бизнеса, лучше доверить создание системы автоматизации компании, которая уже имеет опыт в данной сфере.
Ошибка №6. Отказ от объединения новой системы с уже имеющейся инфраструктурой
Многие сотрудники крупных фирм жалуются, что после внедрения новой системы работы сразу обнаруживается много технических несовершенств. Это случается, если продукт запустили, но одновременно отсутствует интеграция с уже действующей инфраструктурой.
В результате персонал постоянно сталкивается с трудностями выполнения стандартных действий, рутинные бизнес-процессы не синхронизируются, руководящий состав фирмы в срочном порядке изыскивает дополнительные денежные средства на оперативную интеграцию.
Проблема
Когда автоматизация уже проведена и запущена, новые технологии оказываются неспособны правильно взаимодействовать с ранними системами. Например, старые договора не отображаются в программе, что приводит к введению информации о партнерах вручную.
На это тратится много времени и других не менее важных ресурсов, персонал сигнализирует о трудностях, связанных с образованием ошибок и проблемами с клиентами, часть процессов автоматизируется и интегрируется заново.
Решение
Интеграцию следует планировать уже на этапе разработки технического задания на автоматизацию. Нужно учесть нюансы старой и новой систем, прописать подробный план синхронизации, предварительно рассчитать возможные затраты.
Ошибка №7. Ожидание, что автоматизация бизнеса быстро сократит расходы компании
Даже в случае успешно проведенной автоматизации, отсутствия серьезных технических ошибок и грамотной мотивации сотрудников финансовый результат не всегда полностью оправдывает ожидания владельца фирмы.
Чтобы поддерживать новую систему в рабочем состоянии, компания тратит много денег. Подконтрольность бизнеса и его повышенная прозрачность не дают стремительного увеличения прибыли, на которую изначально рассчитывало руководство.
Проблема
Организация сразу не приняла во внимание предстоящие затраты, связанные с поддержанием активности новой системы после запуска проекта. В таком случае компанию ждут серьезные издержки. И к этому бюджет может оказаться попросту не готов.
Решение
Составлять план предстоящих затрат необходимо задолго до запуска автоматизации бизнеса. Реальный эффект часто становится заметен только спустя несколько лет после внедрения инноваций. Спрогнозируйте примерный срок окупаемости проекта, зарезервируйте в бюджете достаточно средств.
Когда нужна автоматизация бизнеса
Компания нуждается в автоматизации большей части существующих бизнес-процессов, когда она уже достигла своего потолка управляемости и роста. Чтобы организовать дальнейшее развитие проекта, руководству стоит задуматься о старте инвестиций в IT-отдел.
Запуск автоматизации на этапе становления бизнеса нередко приводит к необоснованному росту затрат. Это не позволяет фирме усиливать свое присутствие на рынке, развивать личный бренд, продвигать продукт среди целевой аудитории. Итогом становится банкротство.
Заключение
Автоматизация бизнеса требует не только денежных, но и временных ресурсов. Однако без нее компании годами буксуют в развитии, у ни не получается преодолеть потолок прибыли. Во избежание допущения типичных ошибок рекомендуется заблаговременно выделить главные бизнес-процессы, подобрать подходящие IT-продукты для автоматизации.
