Как вести суммированный учет рабочего времени в 2024 году

Суммарный учет рабочего времени представляет собой метод учета часов, фактически отработанных сотрудником, если внутренним регламентом организации не соблюдается стандартная продолжительность рабочей недели. К примеру, когда юридическое лицо практикует сменный режим.

ТК РФ в таком случае предлагает немного иной термин – «суммированный учет рабочего времени». Ниже мы разберем более подробно, в чем заключается его особенность для исчисления заработной платы персоналу.

Что признается нормативной базой

Основным критерием нормы длительности труда наемного сотрудника, согласно ТК РФ, является число фактически отработанных часов за определенный период – неделю или месяц. Нормой и максимально возможным значением признана 40-часовая рабочая неделя (статья 90 Трудового Кодекса РФ).

Работодателю необходимо учитывать рабочее время каждого наемного сотрудника в индивидуальном порядке с использованием табеля ведения рабочего времени. На деле приходится сталкиваться с различными нюансами:

• многие фирмы устанавливают график работы, превышающий классический 8-часовой рабочий день, например, с 10.00 до 22.00;

• ненормированный по времени график часто встречается в сферах обслуживания населения – бытовые услуги, торговля, общественный транспорт;

• отдельной сферой признаны направления, в которых действуют предприятия «длинного производственного цикла», где останавливать процесс изготовления товаров нельзя.

Во всех указанных выше ситуациях работодатель обязан организовывать сотрудникам сменный режим труда. Это значит, что у персонала не всегда соблюдаются дневные и/или недельные нормы отработанных часов. Например, в одну неделю образуется переизбыток отработанных часов, а в другую – дефицит.

Если переработка в рамках одного месяца не компенсируется дефицитом рабочих часов, часы, отработанные сверх установленного норматива, должны оплачиваться по сверхурочному тарифу, то есть, в увеличенном размере.

Для избежания сложностей во время расчета заработной платы персонала необходимо использовать номы, указанные в ст. 104 ТК РФ. Они предполагают учет фактически отработанного сотрудником времени не за одну неделю, а более длительный промежуток, например, месяц или квартал.

Порядок введения данного режима и трудового табеля устанавливается правилами внутреннего распорядка компании. Это значит, что фирме открывается широкий спектр возможностей самостоятельно регулировать графики сменного типа.

Временной промежуток, взятый работодателем в качестве «основы», именуется учетным периодом. Его длительность не может оказаться больше 1 года. Внутри данного периода отработанное сотрудником по факту время не может оказаться больше нормы одной недели, умноженной на число полных недель.

Автоматизированные системы частично упрощают такой учет рабочего времени. К примеру, на рабочий ПК устанавливается специальное ПО, отслеживающее пользовательскую активность – вход и выход из системы.

При помощи таких программ появляется возможность указать продолжительность перерывов и обедов в соответствии с трудовым законодательством. Данные автоматически передаются в ПО бухгалтерии организации.

Довольно часто для учета фактически отработанного сотрудником времени также используется пропускная система с турникетами, которые открываются, когда человек прикладывает к ним электронные пропуска (брелоки, карты).

Важно! Работнику будет достаточно задействовать персональный идентификатор на входе и выходе, чтобы система автоматически рассчитала продолжительность его рабочего времени. Это помогает фиксировать опоздания и факты переработки.

Особенности перехода на суммированный учет рабочего времени

• использовать «особый» метод фиксации фактически отработанных персоналом часов можно для всего коллектива, определенных отделов и подразделений, а также для каждого сотрудника в частном порядке;

• переходить на такой метод учета рабочего времени целесообразно только в том случае, когда по объективным причинам отсутствует возможность соблюсти требуемую законодательством РФ продолжительность трудовой недели;

• использование суммарного учета рабочего времени помогает организовывать сотрудникам компании компенсационные выходные, за счет которых получается сравнять фактическую отработку с нормами, указанными в Трудовом Кодексе РФ.

Где применяется суммированный учет рабочего времени

1. Вахтовый метод работы. В таком случае обычно персоналу после одного-двух месяцев непрерывной работы предоставляется отдых на протяжении целого месяца.

2. Режим гибкого рабочего времени. В рамках этого направления сотрудники свободно выбирают время начала и завершения своей смены.

3. Длинный производственный цикл. Здесь актуально организовывать сменный график, обеспечивающий непрерывность производственного процесса (меняются только исполнители).

Примеры расчетов оплаты труда

Работодатель в случае задействования суммированного учета рабочего времени своих сотрудников по умолчанию должен использовать повременную систему оплаты труда. На деле встречаются два варианта расчета заработной платы:

• месячный оклад согласно занимаемой сотрудников в компании должности;

• почасовая тарификация (ставка определяется с учетом должности прочих факторов).

Выбор схемы зависит от специфики работы компании. В первом случае расчет больше подходит тем фирмам, у которых период для учета фактически отработанного времени приравнивается к 1 календарному месяцу. При этом важно, чтобы персонал реально отрабатывал полное количество положенных часов исходя из стандартной нормы в 40 часов в неделю. 

Внутри периода график может распределяться по-разному – хоть меньше, хоть больше того, что указано в ТК РФ (подразумевается недельная нагрузка). Главное, чтобы данный вопрос был заранее решен с сотрудниками предприятия выпуском соответствующих внутренних актов, где каждый работник поставит свою подпись, демонстрирующую факт ознакомления с документом.

Если учетный период оказывается больше или меньше одного календарного месяца, рассчитывать причитающуюся сотрудникам ЗП исходя из величины месячного оклада будет некорректно и неудобно. Например, если говорить о вахте в 2-3 месяца. Но если захватить весь период с днями отдыха после усиленной работы, ситуация будет соответствовать ТК РФ.

При сохранении стандартного формата оплаты труда в форме оклада, получается, что в разные месяцы его придется выплачивать за разное количество отработанных часов. Из-за этого использование первого варианта считается неправильным. В подобной ситуации лучше выбирать часовую тарифную ставку.

Важно! Рассчитывать время, которое сотрудник должен отработать в отдельно взятом месяце, необходимо исходя из нормы производственного календаря, норм отработки при условии пятидневной рабочей недели. По факту количество часов может варьироваться в зависимости от количества дней в месяце.

Пример №1

40/5 20-1=159.

В ней:

• 40 – это норма отработки часов в 1 неделю;

• 5 – число недель в месяце;

• 20 – количество рабочих дней;

• -1 – корректировка на один сокращенный день 22 февраля, который является днем перед праздничной датой;

• 159 – количество рабочих часов в феврале 2024 года при полной отработке нормы.

В соответствии с этой же схемой рассчитывается норма рабочего времени сотрудника за каждый отработанный квартал, полугодие и год. Например, в первом квартале текущего 2024 года сотрудникам придется работать 454 часа (в случае полной ставки и отсутствия переработок).

Расчет месячной нормы выглядит следующим образом:

454 часа/3 месяца=151,33 часа в месяц.

Норма может быть применена в точности или с переносом части неотработанных сотрудником часов на любой другой месяц этого же квартала, например, из февраля на более длинный март. Этот метод позволяет организовать работу вахтовым способом на любой период с учетом особенностей логистики и производственного процесса.

Пример №2

Здесь используем часовую ставку исходя из нормы месячного рабочего времени по ТК РФ и средней нормы месячного рабочего времени по кварталу. В качестве базы возьмем оклад в размере 60 тысяч рублей за месяц.

Работник трудится по сменному графику. За учетный период возьмем сразу два месяца – февраль и март 2024 года. В них обоих норма составляет по 159 часов. Допустим, сотрудник в реальности отработал в феврале всего 142 часа, так как это короткий месяц, а в марте – 163 часа.

Расчет заработной платы в итоге выглядит следующим образом:

• в феврале – 60000/15 142=53584,91 руб.;

• в марте – 60000/159 163=61509,43 руб.

Если компания взяла в качестве учетного периода квартал, формула немного изменится:

• в феврале – 60000/(454/3) 142=56299,56 руб.;

• в марте – 60000/(454/3) 163=64625,55 руб.

Обратите внимание, что разница вышла ощутимая. По этой причине регламент расчета часовой ставки для исчисления заработной платы принято фиксировать локальным НПА. Это исключает ошибки и возникновения недопониманий с коллективом.

Наиболее целесообразным принято считать применение часовой ставки, рассчитываемой исходя из месячной нормы при условии, что учетный период больше 1 месяца, но меньше 1 года. Если же учетный период равен 1 году, логичнее перейти на схему расчета по часовой ставке с учетом годовой нормы рабочего времени.

Важно! Сверхурочная работа и её оплата в случае применения суммированного учета рабочего времени не определяется законодательством РФ. Ориентироваться рекомендуется на комментарии Минздравсоцразвития и разъяснения Верховного суда РФ.

Популярные вопросы по суммированному учету

Как происходит расчет оплаты за ночные часы, которые приходятся на ночную смену?

Ночные часы – это период с 22.00 до 6.00. Его учитывают отдельно от дневных смен. Оплачивается отработка ночной смены по другой ставке. Стоимость часа в данном случае определяется с помощью коэффициента ночной надбавки, составляющий от 1,2 до 2,0.

Как рассчитывать оплату смен, выпадающих на выходные и праздничные дни?

Здесь речь идет о календарных днях, так как у сотрудников компании выходные выпадают на разные дни недели согласно графику, включая выходные и будничные. В таком случае повышенная оплата труда за выход в субботу и воскресенье не действует.

Особенность есть при выходе сотрудника в праздничный день, отмеченный в производственном календаре. В этом случае заработную плату рассчитывают минимум в двойном размере за каждую смену.

Как учитывать переработанные часы по итогу отчетного периода?

Все переработки сверх учетного периода признаются сверхурочными. В случае сменного рабочего графика по ним применяются два правила оплаты:

• за первые два часа оплата составляет минимум 1,5 часовых ставки;

• за последующие – не менее 2,0 часовых ставок.

Точный размер оплаты сверхурочных компания устанавливает в индивидуальном порядке локальным нормативным актом, трудовым или коллективным договором.

Как рассчитать заработную плату, если сотрудник в течение учетного периода не отработал все положенные часы?

Часть сотрудников за время учетного периода может отрабатывать не весь объем запланированных изначально графиком часов. Это происходит по следующим причинам:

• уход в отпуск;

• открытие больничного листа;

• увольнение.

Чтобы правильно в таком случае рассчитать причитающуюся сотруднику сумму заработной платы, бухгалтеру достаточно отнять от положенной нормы пропущенные часы. Когда ранее усеченный норматив был превышенным, работодателю необходимо оплатить сверхурочные. При наличии уважительных причин припуска часов отрабатывать их сотрудник не обязан.

Заключение

Суммированный учет рабочего времени удобно использовать для вахтового и сменного режима трудоустройства персонала. Также его применяют при организации деятельности по гибкому графику. Метод расчета заработной платы зависит от установленного компанией учетного периода. Допускается применение месячного должностного оклада и часовой тарифной ставки.