Одной из наиболее неприятных ситуаций, которая может возникнуть для поставщика (подрядчика, исполнителя) в ходе государственных закупок, является предъявление заказчиком претензий относительно качества поставленных товаров (выполненных работ, предоставленных услуг).
Такое обстоятельство не только повышает риск отсутствия оплаты от заказчика, но также существенно увеличивает вероятность просрочек в выполнении контракта и возможности наложения штрафных санкций.
Однако основным негативным сценарием является включение в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Попав в данный реестр, поставщик (подрядчик, исполнитель) утрачивает возможность участвовать в системе закупок в будущем.
Важно! В случае если качество поставленных товаров, работ или услуг действительно низкое, дополнительные комментарии излишни: необходимо произвести замену товара или выполнить работы заново.
Однако как убедить заказчика в справедливости своей позиции, если поставленные товары, работы или услуги являются качественными, несмотря на возражения со стороны заказчика?
Как уменьшить вероятность возникновения конфликта по поводу качества товара
Ситуации, когда претензии заказчика являются необоснованными, встречаются достаточно часто. Например, это может произойти при смене руководства заказчика в период действия контракта (смена команды) или в случае победы в аукционе (конкурсе) не того участника, на чей успех рассчитывал заказчик (победа в «чужих» торгах).
Подготовка всей необходимой документации
В случае возникновения спора относительно качества товаров, работ или услуг (ТРУ), для поставщика (подрядчика, исполнителя) критически важно обеспечивать компетентное юридическое сопровождение на этапах заключения и исполнения контракта.
Важно иметь в наличии все необходимые документы о качестве товара, а также информацию о его происхождении, приобретении, хранении и перевозке.
-
Документы, подтверждающие качество, включают в себя сертификаты соответствия, декларации, паспорта качества и протоколы лабораторных испытаний.
-
Документы о происхождении товара включают в себя информацию о том, что материалы, например, щебень или песок (чаще всего используемые в строительстве), были приобретены на конкретном карьере, обладают определенной фракцией и физическими характеристиками.
Обладая документами, которые позволяют проследить всю цепочку перемещения товара, начиная от источника, такого как карьер с щебнем, и заканчивая бетонной плитой, в которой этот щебень был использован, поставщик (подрядчик, исполнитель), участвующий в государственном контракте, обретает более надёжную защиту от необоснованных претензий со стороны заказчика.
Важно! В случае если поставщик не оформит или не запросит указанные выше документы у контрагентов, у него не будет необходимых доказательств для подтверждения своей добросовестности, что может повлечь за собой негативные последствия.
Уведомление в письменной форме о возникновении форс-мажора
Дополнительно стоит выделить претензии, возникающие в связи с разногласиями, которые могут возникнуть в процессе выполнения контракта.
К примеру, если возникла ситуация форс-мажора, такая как закрытие границы, и поставка согласованного товара в установленные сроки становится невозможной, крайне важно для поставщика (подрядчика, исполнителя) не ожидать решения от заказчика, а проявить инициативу. Необходимо в письменной форме уведомить заказчика о форс-мажорных обстоятельствах и запросить согласование возможных вариантов решения для преодоления сложившейся ситуации.
В случае пропуска данной процедуры, ответственность за несоблюдение сроков и неисполнение контракта может быть возложена на поставщика. Его могут обвинить в том, что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах своевременно.
Важно! Эффективным решением в подобной ситуации является заключение дополнительного соглашения с корректировкой условий контракта или согласованное расторжение контракта. При таком подходе не предусмотрено начисление неустоек, взысканий в бюджет или включение в РНП.
Выявление недостатков в контрактной документации
Также важно проявлять инициативу при обнаружении недостатков в контрактной документации, таких как, например, в проекте на строительство. Рассмотрим ситуацию, когда заключался контракт на строительство по типовому проекту, в котором не учтены климатические особенности региона, где ведётся строительство.
Стройка проходила на Крайнем Севере, и проект не включал учёт снеговой и ветровой нагрузки на конструкции. В результате, в течение года после завершения строительства, крыша частично деформировалась, и начались протечки из-за накопившегося снега. Кроме того, ветровая нагрузка сорвала часть фасадных конструкций из-за использования недостаточно прочных саморезов для их крепления.
Подрядчик выполнил строительство в соответствии с предоставленным заказчиком проектом. Возникает вопрос о том, кто несёт ответственность за возможные дефекты в построенных конструкциях. Подрядчик, строящий в соответствии с проектом, мог быть осведомлён о недостатках проектных решений? Или ответственность лежит на заказчике, который требовал выполнения контракта в соответствии с предоставленным проектом?
В результате спора, рассмотренного в трёх инстанциях с проведением экспертизы проекта и выявленных дефектов, решение было вынесено не в пользу подрядчика. Однако, при своевременном письменном уведомлении заказчика о недостатках в учёте климатических особенностей в проекте, ситуация могла развиваться в противоположном направлении.
В данном случае возможны несколько вариантов: заказчик мог бы согласовать работы по проекту под свою ответственность, либо стороны могли бы заключить дополнительное соглашение, включающее описание способа монтажа конструкций с учетом климатических особенностей.
Также возможен вариант расторжения договора по обоюдному согласию сторон, с последующим заключением нового контракта на исправленных условиях.
Юридическое сопровождение контракта на всех этапах его реализации
Основным методом предотвращения необоснованных претензий со стороны заказчика является компетентное юридическое сопровождение от момента заключения контракта до завершения его исполнения и представления результатов заказчику.
Необходимо уделять должное внимание оформлению документации по происхождению и движению товара.
Также необходимо проявлять инициативу и своевременно информировать обо всех обстоятельствах, которые могут повлиять на исполнение контракта. Эти меры помогут обосновать добросовестность поставщика (подрядчика, исполнителя) в случае споров и предостерегут от необоснованных претензий.
Заключение
Если соблюдать все правила, обговаривать с заказчиками условия и иметь на руках необходимые документы, то риски претензий будут значительно снижены. А могут и отсутствовать совсем.
