Дебиторская задолженность: Как разработать и верно применять регламент

Ваша компания часто сталкивается с нехваткой средств для осуществления текущей деятельности и кассовым разрывом? Вам приходится систематически брать кредиты, хотя в компании много клиентов и хорошо налажена реализация продукции? Возможно дело в том, что вы не управляете своей дебиторской задолженностью. Что это и почему она возникает? Как ее контролировать и сформировать «работающие» алгоритмы?

Дебиторская задолженность: что это такое

Когда компания осуществляет свою хозяйственную деятельность, у нее могут возникать задолженности 2 видов:

• кредиторская – это ваши финансовые обязательства перед 3-ми лицами, то есть кредиторами: банками, заемщиками, контрагентами;

• дебиторская – это сумма, которую 3-и лица должны вам, то есть вы сами являетесь для них кредитором.

Дебиторская задолженность относится к активам вашей компании. Вы выполнили определенные обязательства и вам должны за них заплатить конкретную сумму. Но несмотря на то, что эти деньги уже ваши, вы не можете ими распоряжаться, так как они не поступили на ваш счет. И пока этого не случится, вам придется использовать другие средства, чтобы продолжать осуществлять свою деятельность.

Важно учитывать, что «дебиторка» может быть 2-х видов. Плановая задолженность – это та, по которой еще не наступил срок выплаты. Например, ваш контрагент получил рассрочку, которую должен погасить через 1 месяц или полгода. А бывает просроченная задолженность – та, по которой ваши должники нарушили установленные сроки выплаты.

Почему возникает дебиторская задолженность

Можно выделить 5 типов ситуаций, при которых у бизнеса появляются «должники»:

• Реализация товаров и услуг с отсрочкой платежа.

Сейчас это достаточно распространенная ситуация. Клиент получил товар или воспользовался предоставляемой услугой, оплатить которую он обязуется позже. Например, покупает продукцию в рассрочку. То есть компания выступает в качестве кредитора. Это хорошая стратегия, позволяющая клиентам быстрее и легче принимать решения о покупке, не дожидаясь, когда у них накопится достаточная сумма.

• Вы предоставили заем.

Например, передали деньги или ценные бумаги другому юридическому лицу, а он обязуется ее вернуть с процентами в установленный срок. Сумма, которая была передана, также теоретически принадлежит вам, хотя пока вы не можете ею распоряжаться.

• Вы выполнили работу по авансу или задатку.

Клиент или партнер внес предоплату, показывая серьезность своих намерений. Вы, в свою очередь, выполнили свои обязательства по договору или находитесь в процессе выполнения. Уже определена конкретная сумма, которую вы получите в итоге, но пока она не переведена на ваш счет.

• Ошибочное начисление заработной платы.

Бывает, что в расчетах с сотрудниками происходит сбой и им перечисляется слишком крупная сумма. Это тоже становится частью вашей дебиторской задолженности, пока сотрудники не сделают возврат или пока бухгалтер не вычтет переплату из следующей зарплаты.

• Положительное сальдо ЕНС.

Иногда переплата возникает «в пользу» государственных органов. Например, если вы внесли лишнюю сумму при оплате налогов и сборов, узнали в последний момент о предоставленных льготах, которыми не воспользовались, допустили ошибку в расчетах. Тогда сальдо в личном кабинете ЕНС будет положительными, то есть превысит сумму фактических налоговых обязательств.

Это тоже своего рода дебиторская задолженность, ведь суммой переплаты вы пока не распоряжаетесь. Вам нужно отправить заявление о том, как вы воспользуетесь этими деньгами – вернете на свой счет, внесете в качестве аванса за будущие выплаты или вообще оплатили налоги другого лица.

Растущая дебиторская задолженность: в чем риск

Несмотря на то, что для бизнеса дебиторка – это вполне нормальное явление, таким видом задолженности нужно управлять и контролировать сумму «замороженных» средств. Несмотря на то, что ваша компания – кредитор, а не должник, увеличивающаяся дебиторская задолженность может стать серьезной проблемой, и вот почему:

• Чем больше дебиторская задолженность, тем больше будет просроченных платежей.

Предоставляя клиентам и контрагентам рассрочку, важно понимать, что всегда есть риск, что кто-то из них не сможет вовремя исполнить свои обязательства перед вами. У кого-то появляются финансовые проблемы, кто-то просто «забывает» про платеж, ведь услугу он уже получил, а для кого-то нарушать сроки – это в принципе «нормальная практика».

Такой риск неизбежен и, конечно, он составляет небольшую долю по сравнению с благонадежными клиентами. Но чем выше сумма дебиторки, тем выше и количество недобросовестных должников.

• Чем больше просроченных задолженностей, тем больше тратится дополнительных ресурсов.

Когда должники нарушают свои обязательства, бизнесу нужно на это как-то реагировать, а значит тратить время и средства на напоминания, переговоры, выдвижение требований, предупреждений, судебные разбирательства.

• Чем больше дебиторка, тем больше кассовый разрыв.

Даже если дебиторская задолженность плановая, и все клиенты исправно выполняют свои обязательства, вы не можете распоряжаться этой частью своего актива. Пока вы дожидаетесь платежей, вам необходимо вести операционную деятельность: закупать оборудование, материалы, платить зарплату сотрудниками, оплачивать счета, аренду, налоги и пр.

Чтобы не допустить проблем, бизнесу придется искать дополнительные средства, например, использовать пассив, личные деньги владельца или брать кредит в банке.

• Чем больше кредитов, тем больше проблем.

Если из-за дебиторской задолженности бизнесу приходится часто обращаться в кредитные организации, есть риск испортить свою кредитную историю – и тогда деньги будет получить сложнее. Более того, потенциальные контрагенты могут поставить под сомнение вашу благонадежность из-за того, что компания «не вылезает» из кредитов.

Главная проблема бесконтрольно растущей дебиторской задолженности в том, что компания, вроде добросовестно исполняет свои обязательства, у нее много клиентов, постоянно заключаются сделки, все работает исправно. Но фактическая прибыль гораздо меньше, чем планируемая, хотя в теории и на балансе дела идут хорошо.

Как управлять дебиторской задолженностью

Риски, связанные с дебиторкой, еще не означают, что ее нужно урезать до минимума – нет. Большую часть возможных проблем можно избежать, если грамотно подойти к управлению дебиторской задолженностью. Причем подход этот должен быть комплексный и системный, включающий участие не только финансистов, но и юристов, а также сотрудников отдела продаж. С чего начать?

Определите максимально возможный размер дебиторской задолженности

Это сумма дебиторки, которую ваша компания может себе позволить без убыточности, необходимости привлечения дополнительных средств и простоя из-за замороженных активов. Чтобы это понять, нужно сначала определить 3 показателя:

• сумму капитала на планируемый год (с учетом выплаты дивидендов и % увеличения заемного капитала);

• коэффициент оборачиваемости – плановую выручку разделите на дебиторку;

• длительность отсрочки – 365 разделите на полученный коэффициент.

Когда вы поймете оптимальный размер дебиторской задолженности для вашего бизнеса, вы сможете выработать стратегию по предоставлению займов и рассрочек.

Установите четкую политику кредитования

Предоставление рассрочки – это полезный инструмент для развития бизнеса и расширения клиентской базы. В зависимости от целей и возможностей компании может быть 3 подхода:

• Агрессивный.

Он больше направлен на захват рынка, «перетягивание» клиентов. Его суть в том, что вы готовы предоставлять рассрочку всем, независимо от статуса, кредитной нагрузки, благонадежности. Это стимулирует быстрые продажи, пополнение клиентской базы, но приводит к стремительному росту дебиторской задолженности.

• Консервативный.

Он проявляется в более осторожном и внимательном подходе. Установлены четкие регламенты, внедрена система рейтинга клиентов, рассрочка предоставляется только постоянным и проверенным потребителям и партнерам, установлена проработанная система инкассации. Компания избегает длительных рассрочек и больших сроков разбивки платежей, работает только при внесении аванса.

В этом подходе дебиторская задолженность находится под строгим контролем и редко превышает стандартные показатели, установленные в компании.

• Умеренная.

Это так называемая «золотая середина». Политика компании не такая жесткая, как при консервативном подходе, система предоставления кредитов более гибкая, рассрочки привлекают новых клиентов, но компания устанавливает четкие регламенты по работе с дебиторкой.

Определите клиентов, которым будете предоставлять рассрочку

Лучший способ контроля – это минимизация рисков возникновения просроченных выплат. Для этого важно всегда оценивать благонадежность того, кому вы планируете предоставить рассрочку или заем.

По каким показателям ее можно оценить:

• истории вашего взаимодействия с конкретным клиентом или партнером – то, насколько дисциплинированно он выполнял свои прошлые обязательства и как давно вы сотрудничаете в принципе, насколько предсказуем ваш клиент;

• объем заказов и их частота – если планируется долгосрочное сотрудничество на постоянной основе, при котором клиент планирует делать постоянные закупки, риск просрочки будет ниже;

• устойчивость финансового положения клиента – есть ли у него реальная возможность и ресурсы выполнить свои обязательства.

Как проверить последний показатель? Для этого можно, во-первых, запросить у клиента бухгалтерскую отчетность, учредительные документы, свидетельства о праве собственности на имущество.

Во-вторых, можно обратиться к открытым базам данных: проверить кредитную историю в различных бюро, обратится к Картотеке арбитражных дел, чтобы узнать, как часто клиент становился ответчиком по неисполненным договорным обязательствам. В ЕФРСБ можно удостовериться, нет ли риска, что партнер вот-вот объявит себя банкротом, а на сайте ФНС («Прозрачный бизнес») узнать о его доходности, задолженностях, кредитной нагрузке, финансовой устойчивости.

В-третьих, можно воспользоваться платными сервисами проверки, которые собирают информацию о партнере из множества источников, систематизируют ее и оценивают. Это будет окупаемо в случае, если рассрочка предоставляется на крупную сумму или если проверки осуществляются вами на постоянной основе.

Наладьте четкую и наглядную систему отчетности

Четкое понимание динамики и движения денежных средств позволяет оценивать не только риски, но и эффективность управления дебиторской задолженностью. Отчеты должны отражать не только ее размер, но и тип, поэтому целесообразно разделить дебиторку по сегментам:

• плановая – денежные обязательства, срок исполнения которых еще не наступил, то есть перевод средств только ожидается;

• просроченная – клиент уже нарушил свои обязательства;

• судебная – это средства, которые бизнес пытается взыскать в судебном порядке;

• сомнительная – денежные средства, которые вряд ли удастся получить от должника, и, скорее всего, на них уже бесполезно рассчитывать.

Такое сегментирование позволяет более объективно оценивать положение дел, четко понимать убытки и корректировать текущую стратегию предоставления рассрочек.

Внедрите средства автоматизации

Стремитесь к оптимизации и упрощению всех возможных бизнес-процессов, так вы значительно уменьшите ошибки в отчетности и поможете сотрудникам сэкономить время. Современные IT-продукты позволяют внедрить:

• автоматическое формирование отчетов по дебиторской задолженности;

• графики и наглядные дашборды, четко «подсвечивающие» проблемы;

• автоматические оповещения и напоминания должникам об ожидаемых выплатах;

• синхронизацию с вашими системами управления.

В итоге это даст наиболее полное, структурированное и оперативное представление о состоянии текущей дебиторки, позволит лучше оценивать опыт взаимодействия с конкретными клиентами, исключит ненужные проволочки и позволит вам своевременно реагировать на возникшие проблемы.

Разработайте единый регламент по работе с дебиторской задолженностью

Необходимо выработать единый алгоритм действий для каждого из задействованных сотрудников. Общая схема работы дает понимание о тактике работы, систематизирует и объединяет разные отделы компании и позволяет не тратить время на проработку каждого отдельного случая просрочки.

Регламент должен определять:

• процедуру подачи запроса на рассрочку и продление срока ее выплаты;

• параметры, по которым дается положительный или отрицательный ответ по кредитованию;

• кто несет ответственность за контроль выполнения обязательств;

• в какой форме и какое время отправляются напоминания и уведомления для клиентов о сроках и суммах выплат;

• на каком этапе взаимодействия должны быть подключены юристы, руководитель и пр.

Чем более подробным и четким будет регламент работы с дебиторкой, тем меньше будет проволочек и траты времени на его реализацию.

Подключите сотрудников к процессу через мотивацию

Сотрудники отдела продаж не следят за общим финансовым балансом фирмы, не оценивают размер дебиторской задолженности и то, как она влияет на эффективность бизнеса. Но они – непосредственные участники процесса предоставления рассрочки и контроля за ее выплатами. И, чтобы их деятельность была эффективной, нужно сотрудников мотивировать.

Как? Например, поощрять за «ведение» клиента, который оформил покупку в рассрочку, и контроль за исполнением этим обязательств. Или вводить санкции за то, что клиент, с которым сотрудник взаимодействует, не выполнил свои обязательства в срок. Только так вы значительно повысите степень контроля за общей дебиторкой.

Подводим итоги: что нужно помнить

Дебиторская задолженность отражает сумму, которую вам должны выплатить клиенты и партнеры, получившие от вас займы, рассрочку или работающие по авансу и предоплате. Это те деньги, на которые вы рассчитываете, но пока не можете ими распоряжаться.

При этом всегда есть риск, что ваши должники не исполнят свои обязательства в срок. Однако, если вы внимательно оцениваете благонадежность клиентов и четко контролируете размер дебиторской задолженности, то вы минимизируете эти риски и не позволите просрочкам негативно сказываться на вашей текущей деятельности.

Лучше всего начинать контролировать дебиторскую задолженность еще до ее появления – разработать четкую политику кредитования, сформировать и внедрить алгоритмы работы с ней, задействуя как юристов и бухгалтеров, так и «продажников», мотивируя их к контролю за рассрочкой, которую они предоставляют.

Все эти действия позволят вам оперативно управлять дебиторской задолженностью, использовать этот инструмент как средство привлечения клиентов и повышения продаж, при этом сохраняя высокую прибыльность предприятия и стабильность в его работе.