Для чего нужна планерка
Планерка представляет собой короткую встречу сотрудников для обсуждения важных рабочих вопросов, текущей ситуации в компании и планирования действий, которые следует совершить в дальнейшем.
Ключевым словом в определении следует считать «короткую». Средняя продолжительность планерки не превышает 15-20 минут. В определенных ситуациях требуется больше времени вплоть до часа. Но для качественной планерки важно не затягивать процесс обсуждения. Информация подается кратко, четко и структурированно.
Планерки решают следующие задачи:
-
подведение итогов отчетного периода (рабочего дня, недели, месяца, квартала);
-
обсуждение текущих дел, предложение оперативных решений;
-
обеспечение своевременной связи между отделами фирмы со сложной структурой;
-
распределение задач и назначение ответственных лиц;
-
выявление проблем, проведение мозгового штурма для совместного поиска доступных решений;
-
поощрение эффективных сотрудников.
Важно! Планерка и совещание являются разными мероприятиями. В первом случае оно короткое и регулярное (обычно ежедневное). Во втором – длительное, организующееся намного реже, охватывающее широкий спектр рабочих моментов.
Разновидности планерок
Чтобы планерка оказалась информативной и правильно организованной, необходимо определиться с её типом. И уже исходя из этого планировать регламент мероприятия. У планерок сложная классификация. Они делятся на виды по следующим признакам.По времени
В зависимости от продолжительности планерки бывают:
-
Ежедневные. Это самые короткие встречи из списка. Необходимы для проведения оперативного планирования предстоящего рабочего дня. Средняя продолжительность – 5-15 минут.
-
Еженедельные. Обычно организуются в последний день рабочий день – в пятницу после обеда. Нужны для подведения итогов прошедшей недели и планирования задач на следующую. Средняя продолжительность – до 30 минут.
-
Ежемесячные. Такие планерки более насыщенные в плане информативности. На них анализируют показатели и подводят итоги месяца. Продолжительность может достигать часа. Такие планерки нередко переходят в категорию совещаний из-за глобальности.
-
Внеплановые. Проводятся в срочном порядке при резком изменении рабочей ситуации. Необходимы для коррекции положения и быстрого поиска решений для стабилизации. Длительность сильно варьируется в зависимости от масштаба и сложности проблемы.
По тематике
В данном случае планерки подразделяются на:
-
Информационные. Организуются регулярно. Основная цель – ознакомить сотрудников компании о текущем положении дел в фирме.
-
Мозговые штурмы. Помогают быстро общими усилиями найти решение обнаружившейся проблемы. Задействуют видение и усилия коллектива в целом.
-
Планирования. На таких мероприятиях распределяются задачи, мотивируют персонал к выполнению работы, ставят четкие цели и конкретные сроки их достижения.
-
Обучающие. Эти планерки используются для разбора разных тем, оттачивания рабочих навыков.
Важно! Структура планерки выстраивается в зависимости от её продолжительности, предназначения и темы. На разбор и анализ важных вопросов должно выделяться больше времени. Регулярные планерки необходимо проводить кратко и без лишней информации.
Как правильно проводить планерку
Планерка окажется полезной только в том случае, если будет организована по определенным стандартам. Иначе встреча превратится в сумбурный диалог, на протяжении которого участники не сумеют понять, с какой целью их собрали. Вот самые важные моменты, на основании которых должна базироваться грамотная планерка:
-
Четкая установка регламента и списка затрагиваемых вопросов. Всех спикеров, отходящих от них, следует прерывать и возвращать к сути мероприятия.
-
Оглашение регламента присутствующим на планерке сотрудникам. Каждый участник должен понимать, зачем он здесь находится.
-
Отказ от попыток поверхностных обсуждений большого количества тем сразу. Лучше организовать несколько коротких планерок, на которых поднимутся вопросы по отдельности, чем собрать персонал на несколько часов без получения необходимого результата встречи.
-
Назначение куратора, который будет следить за ходом и временем планерки. Им может стать как руководитель, так и любой из участников мероприятия.
-
Стремление выслушать каждого участника. Нельзя, чтобы на регулярных планерках выступали одни и те же сотрудники.
-
Назначение секретаря и ведение протокола планерки. Отчет должен быть кратким, понятным и исключительно по делу.
-
Рассылка протокола с подведенными итогами встречи участникам планерки после окончания мероприятия.
По какому плану должна проводиться планерка
Ход планерки зависит от участников мероприятия. Если подразумевается встреча сотрудников, работающих в одном отделе, план будет один. Когда требуется взаимодействие руководящих звеньев разных подразделений компании – совершенно другой. План корректируется и в зависимости от специфики деятельности фирмы.
Пример плана для продавцов розничного магазина
Вот вариант плана для ежедневной короткой встречи продавцов и администратора торговой точки:
-
определение продолжительности планерки и повестки дня;
-
подведение итогов завершившегося отчетного периода;
-
обсуждение достижения либо не достижения поставленной планки по объему продаж;
-
если в отчетном периоде магазин не выполнил план по продажам – обсуждение способов увеличения эффективности торговой точки;
-
поощрение лучших сотрудников;
-
разбор причин невыполнения плана отдельными членами коллектива, предложение помощи;
-
разработка новых акций, обсуждение иных изменений работы торговой точки;
-
определение целей и постановка задач на предстоящий отчетный период.
Пример плана для руководителей подразделений
А это примерная схема планерки для участников, работающих в разных подразделениях компании:
-
определение продолжительности планерки и повестки дня;
-
подведение итогов завершившегося отчетного периода;
-
обсуждение текущего положения дел в каждом подразделении, индивидуальное выступление участников с отчетами;
-
поиск проблем и вопросов, требующих безотлагательного решения;
-
выявление возможных способов исправить ситуацию при помощи совместной работы нескольких подразделений;
-
подведение итогов встречи, закрепление договоренностей, постановка задач подразделениям на предстоящий отчетный период.
Важно! В первом случае упор планерки делается на рассмотрение индивидуальных показателе сотрудников. Во втором – на слаженное взаимодействие подразделений для быстрого решения общих для компании задач. В процессе планерки руководителей максимум внимания сосредоточено на анализе деятельности структур и достигнутых фирмой результатов.
Онлайн-планерки и их особенности
Для масштабных компаний актуальным является вопрос проведения виртуальных планерок, так как регулярно встречаться лично сотрудникам, находящимся в разных городах, сложно. Для таких целей обычно используется Skype или аналогичная программа с возможностью видеотрансляции.
Виртуальные планерки имеют ряд важных особенностей. Для их проведения необходимо:
-
иметь устойчивую интернет-связь всем участникам мероприятия (высокая скорость соединения, достаточный объем трафика);
-
в срочном порядке остановить и перенести обсуждение в случае возникновения технических неполадок хотя бы у одного сотрудника;
-
использовать визуальные материалы;
-
поддерживать и поощрять активность участников планерки, чтобы аудитория всегда находилась в тонусе;
-
поддерживать строгий хронометрах мероприятия (затянутые монологи смещают фокус внимания персонала).
Важно! Виртуальные планерки даже важнее обычных, так как они помогают координировать действия сотрудников большой компании, которые большую часть времени не могут пересечься между собой и общим руководством проекта.
Проверка эффективности планерки
Убедиться в правильности проведения планерки можно обратив внимание на наличие этих признаков:
-
задачи четко расставлены, каждый исполнитель в курсе сроков их реализации;
-
поставленные ранее задачи оказываются выполненными к моменту проведения следующей планерки;
-
в процессе встречи участники демонстрируют активность и вовлеченность, мероприятие не превращается в монолог руководителя или выступления одних и тех же лиц;
-
планерка укладывается в установленный хронометраж;
-
протоколы своевременно отправляются участникам, персонал действительно их читает.
Для повышения эффективности планерок можно обратиться за помощью к сотрудникам, попросив их сказать, что поможет сделать встречи более продуктивными. Зачастую это помогает взглянуть на ситуацию под другим углом и исправить неочевидные организационные ошибки.
Почему планерки бывают неэффективными
Причин может быть несколько:
-
несвоевременный приход сотрудников на мероприятие, нецелевое передвижение по кабинету в процессе обсуждения;
-
неправильно составленный список участников (он должен формироваться индивидуально в зависимости от повестки дня);
-
отклонение от заявленных тем, определение повестки дня в процессе планерки;
-
слишком длинный протокол, который никто не будет читать из-за его объема и размытости.
Эффективность встречи снижает её затянутость во времени, а также нездоровая атмосфера в коллективе, когда руководящие звенья оказывают моральное давление своим авторитетом. В результате чего подчиненные не проявляют активность и не заинтересованы в мероприятии.
Повышение эффективности планерки
В данном вопросе всегда есть, что улучшить. Необходимо ориентироваться на заданные цели, индивидуальные проблемы коллектива и обратную связь участников мероприятий. Для повышения продуктивности планерок можно использовать эти техники:
-
Поддерживайте позитивный настрой встречи. Даже если сотрудники уже которую неделю подряд не выполняют план продаж, не стоит каждый раз выстраивать планерку на желании всех отругать. Актуальнее провести мозговой штурм для нахождения причины неуспеваемости коллектива.
-
Организуйте систему бонусов. И внедрите её вместо системы штрафов за опоздания и пропуски планерок. Например, сотруднику, который посетил все встречи или предложил подходящее решение проблемы, можно предложить один дополнительный выходной на предстоящей неделе. Это будет хорошим вариантом мотивации для увеличения активности на планерках.
-
Соблюдайте хронометраж. Если спикеры не укладываются в обозначенные временные рамки, обрывайте их и переходите к следующему участнику. Так постепенно сотрудники научатся говорить лаконично.
-
Проводите планерки стоя. Посиделки в переговорной нередко могут затянуться. Планерки, которые проводятся стоя, обычно более конкретные, сжатые и продуктивные.
-
Не проводите планерки для галочки. Если положение дел в компании не требует частых встреч сотрудников, ограничьтесь еженедельными мероприятиями.
-
Не забывайте про благодарность. Скажите спасибо участникам после встречи за плодотворную работу и активность. Это не простая формальность, а важный элемент корпоративного духа.
Чек-лист планерки
Подведем итог и отметим самые важные моменты продуктивной планерки:
-
встреча ограничена во времени и имеет точную цель обсуждения;
-
регулярность планерок соответствует необходимости их проведения;
-
сотрудники замотивированы проявлять активность и предлагать идеи;
-
на планерке поддерживается легкая и позитивная атмосфера;
-
каждый участник получает возможность высказаться;
-
итоги планерки кратко фиксируются в письменном виде и рассылаются для ознакомления сотрудникам;
-
встреча затрагивает одну или две темы, которые глубоко прорабатываются в процессе обсуждения, отсутствует поверхностность разговоров;
-
во время планерки не обсуждаются незапланированные моменты;
-
каждый участник точно знает, для чего он находится на встрече;
-
вопросы, рассмотренные на предыдущей планерке, оказываются решенными к моменту следующего мероприятия (если обозначенные сроки вышли).
Заключение
Планерка – важный инструмент ведения бизнеса. Она помогает рассмотреть ситуацию с разных сторон, найти подходящее решение проблемы общими усилиями, помочь одним сотрудникам справиться с трудностями, а другим – увидеть результат своих трудов в виде поощрения. Чтобы планерка была продуктивной, она должна проводиться в соответствии с регламентом.
