Современный мир – это сплошные дедлайны. Мы живем на высоких скоростях. Заказчики хотят «быстро и качественно», актуальная повестка постоянно меняется, тренды устаревают, подходы в работе и технологии всегда улучшаются. В таких условиях успешность бизнеса зависит от того, насколько он готов к подобным скоростям.
Ожидание раздражает, срывающиеся сроки нервируют. А дедлайны, к сожалению, нарушаются. И часто причина вовсе не в сложности задачи и не в лени сотрудников, а в том, что они не умеют правильно распределять свое время. И именно руководитель должен их этому научить.
Дедлайны: когда они помогают, а когда мешают
Дедлайн – это конкретная дата, к которой должна быть завершена та или иная работа, проект, задача. Иногда он привязан к определенному событию, например, празднику, новому году, кварталу или просто к желанию заказчика. Иногда руководитель сам может решать сколько дать времени на выполнение работы в зависимости от общей стратегии, плана, других проектов.
Сами по себе дедлайны крайне полезны, потому что они:
-
дисциплинируют и мотивируют – если человеку дать неограниченное количество времени для выполнения задачи, он будет менее эффективным: отвлекаться на другие дела, на кофе, на общение, лениться, прокрастинировать и пр.;
-
позволяют не выбиваться из общей стратегии развития бизнеса – особенно, если над крупным проектом трудится большое количество людей;
-
повышают лояльность ваших клиентов и поддерживают репутацию бизнеса – люди знают, что вам можно доверять.
В бизнесе, точнее, в успешном и конкурентоспособном бизнесе, без соблюдения установленных сроков не обойтись. Но бывают ситуации, когда польза дедлайнов вызывает сомнения, например:
-
ваша работа связана с творчеством и генерированием уникальных креативных идей – да, в этой нише тоже нужны дедлайны, но скорее гибкие, иначе они могут негативно сказаться на качестве результата;
-
в работе задействованы независимые стороны, например, заказчик, который вносит постоянные правки в проект, тянет с обратной связью и пр. – если уж и ставить дедлайны, то и ему тоже, например, изначально оговорив сроки проверок или ограничив количество правок;
-
ваша работа зависит от непредсказуемых и непрогнозируемых обстоятельств, и планировать что-то наперед крайне затруднительно (очень редкий вариант).
Таким образом, нужно ориентироваться на особенности вашей сферы бизнеса и ее специфики. Иногда проще всего понять, необходимы ли жесткие дедлайны, задавшись вопросом: «Они мотивируют моих сотрудников, дисциплинируют? Или вызывают у них стресс, напряжение, эмоциональное выгорание и желание все бросить?»
Как правильно устанавливать дедлайны: рассчитываем сроки
Какими бы квалифицированными, опытными и ответственными не были ваши сотрудники, если перед ними стоят нереальные сроки, не стоит ожидать, что они не будут нарушены. Поэтому один из залогов соблюдения дедлайнов – это их адекватность ситуации и поставленным задачам. Как правильно рассчитать сроки? Ведь, слишком длинные не повысят эффективность работы и не помогут развитию бизнеса, а слишком короткие – не пойдут на пользу ни вашим сотрудникам, ни вашей репутации.Жесткие дедлайны
Казалось бы, с ними все понятно – их устанавливает клиент или они привязаны к конкретным датам, разве их можно сдвинуть? Ведь не руководитель их определяет. Но что делать, если они объективно неадекватные? Есть несколько вариантов:
-
отказаться от заказа, объяснив, что за такой срок качественного результата ожидать не стоит – да, можно потерять потенциальный заработок, но сохранить репутацию компании;
-
предложить компромисс – сделать ключевую часть работы, а остальное довести до ума уже после наступления дедлайна (например, запустить сайт с основным функционалом, а дополнительные, то есть не ключевые, разделы позже);
-
правильно распределить ресурсы и расставить приоритеты – если проект или задача действительно значимы, можно на время их выполнения освободить сотрудников от других функций, главное, оценить, насколько это экономически выгодно для бизнеса.
Такие решения всегда принимаются исходя из конкретной ситуации, тут нет общей формулы.
Гибкие дедлайны
С плавающими сроками, вроде бы, должно быть проще, ведь рамки шире. Например, стоит задача – провести ребрендинг к сентябрю. Но если он будет сделан в октябре, особых экономических последствий не будет. Хоть сроки и условные, поставить их все равно надо. Но как их определить? Когда речь идет о типичных для вашей команды проектах все понятно, ведь уже есть опыт и понимание за сколько реально может быть выполнена та или иная задача.А если проект принципиально новый? Как понять адекватность сроков выполнения? Например, можно:
-
разбить проект на конкретные этапы, установить срок их выполнения и все суммировать, прибавив еще небольшой временной буфер для возможных форс-мажоров и непредвиденных трудностей;
-
попросить сотрудников самостоятельно определить срок, исходя из своих реальных возможностей – так вы не только повысите их ответственность (ведь они сами пообещали), но и поможете им улучшить навыки планирования и тайм-менеджмента;
-
обратиться к опыту конкурентов, которые не только работают в той же нише, но и имеют примерно схожие ресурсы (человеческие, временные, финансовые).
Лучше всего использовать все 3 варианта, это повысит точность расчетов.
Как успеть к дедлайну и не сойти с ума
Перед сотрудниками поставлена четкая задача, сроки определены. Как повысить шансы, что все будет выполнено вовремя? Вот несколько советов, о которых многие забывают:
- Закладывайте небольшой буфер.
Всегда исходите из того, что есть возможность наступления форс-мажоров или что кто-то нарушит сроки. Если вы устанавливаете дедлайн для сотрудников чуть раньше «крайнего» срока, у вас будет запас времени, чтобы со всем справиться.
- Разбивайте задачу на части и контролируйте их выполнение.
Ставьте не только общий дедлайн, но и сроки для промежуточных этапов. Так вы лучше будете понимать на какой стадии находится проект, в каких частях он «провисает» и оперативнее разбираться с причинами задержек.
- Внедряйте современные технологии.
Сейчас существует множество приложений и программ, которые помогают систематизировать работу, ставить задачи и дедлайны, следить за их исполнением, быстро получать обратную связь, согласовывать каждый этап, независимо от количества сотрудников в команде.
- Учитывайте индивидуальные особенности человека.
Мы все разные. Кто-то обещает выполнить задачу за неделю, а сдает ее уже через 3 дня, кто-то обещает выполнить за месяц, а сдает через 2. Кто-то плохо организует свое время, а на кого-то в этом вопросе можно положится.
Кто-то систематически, шаг за шагом проходит каждый промежуточный этап, а кто-то делает все за сутки перед сдачей, причем блестяще. Кого-то нужно постоянно контролировать, а кому-то можно доверить даже самые сложные задачи. Изучайте своих сотрудников, ведите статистику, так вы лучше будете предсказывать их результаты.
- Не позволяйте успеху зависеть от одного проекта.
Стройте бизнес так, чтобы, в случае сорванных сроков, он не пострадал. Например, стоит задача выпускать в день по одной статье. Кто-то из авторов-экспертов может заболеть, редактор может «потерять» какой-то материал. Но если у вас в запасе всегда есть несколько статей, которые уже готовы к публикации, значит на общую схему ошибка одного человека или команды повлиять не может. И это – ваша гарантия и залог хорошей репутации.
Почему сроки все равно нарушаются: на что обратить внимание руководителю
Итак, задачи определены четко, с планированием все в порядке, сроки вполне адекватные… Но дедлайны все равно не соблюдаются. Почему? Рассмотрим самые распространенные причины:
- Системные ошибки и не налаженные бизнес-процессы.
Например, сотрудники забывают о каких-то задачах, несколько раз делают одно и то же, есть проблемы с согласованием между отделами, нет понимания общего плана, много времени тратится на рутинные задачи, которые можно автоматизировать… Продолжать можно долго. Суть в том, что необходимо найти причину проблемы, понять, что именно «сбоит» и оптимизировать работу. Порой для этого полезно привлечь независимых экспертов.
- Ошибка в изначальных расчетах.
Например, задача оказалась сложнее и объемнее, привлечено слишком мало сотрудников и нужно расширять штат, не было заложено время, необходимое для отдыха. Важно помнить – человеческие ресурсы не безграничны, людям нужно отвлечение – эмоциональное, интеллектуальное и физическое восстановление сил, чтобы не упала продуктивность. Например, вы знаете, что сотрудник может написать 10 тысяч знаков текста за час. Значит ли это, что за 8 часов рабочего времени он напишет 80 тысяч знаков? Конечно же нет. Пример утрированный, но передает суть.
- Проблема в конкретном сотруднике.
Это очень актуально для всех, кто работает с людьми, а не исключительно с машинами и технологиями. Бывает, что сроки срываются из-за определенного человека – он не сделал, не успел, не закончил проект. И в такой момент неправильно перекладывать всю ответственность на него. Во-первых, кричать, обвинять и попросту «срывать зло» – непродуктивно и не пойдет никому на пользу. Во-вторых, нужно разобраться в причине.
Возможно, сотрудник не умеет рассчитывать свои силы, поэтому берется за задачи, с которыми не может справиться в поставленный срок, плох в тайм-менеджменте. Но задача руководителя – знать такую особенность и делать корректировку расчетов.
Может быть, он просто эмоционально выгорел. Он не может работать на том уровне продуктивности, который был у него год назад. Значит, ему нужен отпуск.
А, возможно, у него упал уровень мотивации – задачи слишком рутинные, не соответствуют его уровню, не раскрывают его потенциал, вознаграждение неадекватно его стараниям, случились личные трагедии и пр. Поговорите с ним, найдите средства, которые помогут вернуть мотивацию.
Есть и еще одна причина – сотруднику просто лень. Ему не интересна работа, он не видит в ней смысла, он не готов прикладывать усилия. Тогда стоит задуматься, а нужен ли вам такой специалист.
- Непредвиденные обстоятельства.
Тут все понятно – порой внешние условия негативно сказываются на соблюдении сроков. Предсказать их трудно, избежать их влияния – еще труднее.
Помните о том, что как бы хорошо не были отлажены бизнес-процессы, какая бы опытная и надежная команда у вас не была, нужно принять, как факт – иногда дедлайны будут нарушаться. Мы живем в непредсказуемом мире: форс-мажоры, резко меняющиеся условия, ошибки, порой даже банальные, никто не отменял. Сотрудники заболевают, интернет отключают, пандемии наступают, санкции вводят, заказчики внезапно меняют техническое задание…
Иногда ситуации аврала неизбежны. И в такой момент руководителю нужно помнить – чем более осознанно и спокойно он это принимает, тем быстрее мобилизуются его сотрудники, чтобы исправить ситуацию, решить внезапную проблему. Если срывы по дедлайном – это исключение из правил, то все нормально, все «работает». Но если это закономерность, значит нужно искать ее причину и устранять ее, пока она не «потопила» ваш бизнес.
