Как делегировать задачи сотрудникам правильно и для чего это нужно

Если компания развивается, то рано или поздно собственник и сотрудники сталкиваются с необходимостью делегирования задач и процессов.

На первый взгляд, делегирование – это просто. Что сложного в том, чтобы поставить задачу сотруднику и, после полученного уведомления о ее выполнении, получить результат, совпадающий или превышающий ваши ожидания?

Однако каждый, кто хоть раз сталкивался с необходимостью делегирования, знает, что на деле все не так. Неспроста популярны слова Фердинанда Порше: «Хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам».

Я, Алексей Капустин, Директор НТЦ «СГЭП» – ведущего российского разработчика, производителя и дистрибьютора проектных IT-решений, в статье поделюсь опытом, как делегировать задачи правильно.

Для чего нужно делегировать задачи

Делегирование задач руководителем позволит вывести бизнес на новый уровень, так как способствует:

• Кратному увеличению продуктивности команды и компании.

Ресурс человека ограничен, это факт. Даже если свести сон к минимуму, питаться кофе и получать энергию от солнца офисного светильника, кратно увеличить количество выполненных задач в день невозможно.

• Высвобождению времени квалифицированных сотрудников, благодаря передаче линейных и рутинных задач от руководителя подчиненным.

Чем выше квалификация сотрудника, тем более сложные задачи он может выполнять. Более того, стоимость оплаты труда также коррелирует с квалификацией сотрудника. Иными словами, «зачем стрелять из пушки по воробьям».

• Профессиональному развитию сторон.

От правильного делегирования выигрывают обе стороны. Одна развивается, обучаясь сначала делегировать задачи, а, в дальнейшем, и ответственность. Вторая, получая все более сложные задачи, растет профессионально.

• Выстраиванию вертикали и структуры компании.

Как уже было отмечено, правильное делегирование дает возможность кратно увеличить продуктивность компании, и, как следствие, обеспечить ее рост. А чем больше компания, тем сложнее ее структура. То есть делегирование само по себе способствует выстраиванию отделов и вертикали внутри них.

• Усилению слабых сторон.

Невозможно быть профессионалом сразу во всех направлениях. Оценка слабых сторон руководителя и делегирование относящихся к ним задач более компетентному специалисту позволит увеличить эффективность компании.

• Снижению зависимости от руководителя.

Когда отделы сформированы с выстроенной вертикалью и правильно делегированной ответственностью, зависимость от определенного сотрудника в компании снижается. Как следствие, нет необходимости останавливать бизнес-процесс на время его отпуска, болезни или при увольнении.

Принципы делегирования задач

Чтобы процесс делегирования был правильно выстроен, необходимо придерживаться следующих принципов:

• Делегируйте постепенно.

Чем меньше ваш опыт делегирования определенному сотруднику, тем более четко необходимо ставить задачу и расписывать контрольные точки.

Сначала вы обсуждаете с подчинённым поэтапный план работ со сроками и результатом. Далее вы притираетесь друг к другу, и сотрудник начинает понимать, какой результат вы от него ожидаете при постановке более сложной задачи и сам предоставляет вам подробный план работы с контрольными точками и конечным сроком выполнения задачи.

• Не выполняйте работу за сотрудника.

При возникновении сложных ситуаций, вероятны попытки сотрудника «перекинуть обезьяну на ваши плечи». Не поддавайтесь и не рассказывайте пути решения задачи. Работайте в режиме наставника.

Спросите у сотрудника его мысли по поводу решения возникшего вопроса и, по необходимости, корректируйте его наводящими вопросами. Высшая степень наставничества – понимание сотрудником своих дальнейших действий по одному лишь взгляду руководителя. Достигнуть такого уровня взаимодействия с подчинёнными сложно, но возможно.

• Расставьте контрольные точки и спрашивайте о промежуточных результатах.

При делегировании сотрудник должен самостоятельно оценить реальные сроки выполнения задачи, учитывая текущую загрузку и квалификацию. Очень важно при постановке задачи расставить контрольные точки, в которые необходимо запросить промежуточные результаты.

Контрольные точки могут быть проставлены в календаре, исходя из специфики конкретной задачи, или интегрированы в еженедельные/ежемесячные мероприятия. Они необходимы не только для «сверки часов», но и для возможной оперативной корректировки действий сотрудника.

Важно! Если контрольные точки интегрированы в еженедельные/ежемесячные мероприятия, крайне необходимо запросить у сотрудника промежуточный результат работы. Ни днем позже, ни через неделю – четко в дату контрольной точки. В этом случае сотрудники поймут, что у вас все записано, вы ничего не забываете и однозначно спросите об итогах. Вместе с тем, не стоит проваливаться в микроменеджмент и спрашивать итоги по каждой небольшой задаче.

• Квалификация и полномочия сотрудника должны соответствовать поставленной задаче.

При постановке задачи сотрудник должен обладать необходимой квалификацией для ее выполнения или полномочиями для привлечения сторонних ресурсов или сотрудников из других подразделений. При постановке сложных задач требуйте от сотрудника правильных, максимально точных формулировок с описанием необходимых полномочий для выполнения.

Ниже представлены несколько примеров правильной и неправильной формулировки задач.

Для HR-специалиста:

Неправильно: Нанять маркетолога в компанию.

HR-специалист не принимает решения о приеме на работу и не распоряжается деньгами компании, поэтому не сможет зафиксировать мотивацию кандидата.

Правильно:

Пригласить на интервью специалистов, заполнивших анкету и предоставивших портфолио. Дать свои рекомендации по каждому кандидату.

Для логиста:

Неправильно: Решить проблему со сроками отгрузки.

Логист не обладает полномочиями для решения этой задачи, так как может потребоваться покупка дополнительного автомобиля.

Правильно:

Предоставить аналитику по причинам срыва сроков отгрузки. Предложить возможные пути решения.

• Оцените возможный риск и проработайте негативный сценарий.

При делегировании задачи, даже рутинной, всегда имейте ввиду, что сотрудник может не справиться, некорректно интерпретировать задачу, добиться результата, не совпадающего с вашими ожиданиями. Минимизирует риск возникновения такой ситуации правильный подход к делегированию, но полностью он эти риски не исключает.

Важно! Всегда оценивайте риски, особенно важно проделывать это тщательно при первых попытках делегирования. У вас должен быть проработан любой сценарий развития событий. Помните, гонщик с большей скоростью проходит трассу, если знает, что за поворотом

Какие задачи можно делегировать

Самым оптимальным вариантом на начальном этапе делегирования является передача рутинных задач, которые отнимают время, но понятны сотруднику в реализации, например:

1. Сведение отчетов для еженедельных/ежемесячных мероприятий.

2. Контроль исполнения скрипта продаж менеджерами.

3. Создание воронки всех кандидатов и сбор их заполненных анкет.

По мере того, как рутинные задачи будут переданы, и процесс «притирки» с исполнителем подойдёт к концу, можно начинать делегировать уже более сложные виды работ, например:

1. Внедрение системы аналитики рекламы.

2. Обеспечение защиты воронки продаж и подготовка отчета по утвержденной форме.

3. Внедрение системы сбора отзывов клиентов.

Чем дольше вы сотрудничаете с вашими заместителями или помощниками по вертикали в организационной структуре, тем более сложные задачи им можно делегировать, например:

1. Запуск нового направления продаж и достижение N суммы прибыли по нему.

2. Открытие регионального подразделения или представительства.

3. Оптимизация производственного процесса.

Как успешно организовать процесс делегирования в 7 шагов: Чек-лист

• Оцените задачу и возможные риски. Проработайте различные сценарии, в том числе негативные. Оцените, готовы ли вы к принятию рисков. Если нет, то делегировать эту задачу пока рано.

• Подберите исполнителей, готовых и способных справиться с данной задачей. Объективно оцените их компетенции и полномочия.

• Сформируйте мотивацию для исполнителя, которому планируете делегировать задачи. По необходимости, пропишите новые полномочия.

• Поставьте задачу в формализованном виде и проанализируйте понимание исполнителем задачи.

• Получите от сотрудника план работы со сроками, контрольными точками и четким результатом.

Важно! Сроки необходимо получить от исполнителя, а не устанавливать их в детективном порядке. В этом случае вы лишаете подчинённого возможности не выполнить задачу под предлогом нереальных сроков. Если время, необходимое для выполнения задачи по мнению исполнителя, для вас неприемлемо – слишком долго – запросите возможные сценарии по оптимизации сроков.

• Утвердите ответственность сотрудника за результат выполнения задачи.

• Внедрите регулярные мероприятия с отчетом о ходе работ по задаче в установленные контрольные точки.

• Подведите итоги и проанализируйте результат.

Системный подход к делегированию позволит со временем поручать сотрудникам выполнение всё большего количества разноплановых задач, что будет способствовать профессиональному росту всех членов команды, и, закономерно, развитию компании в целом.