Я Алексей Капустин – директор компании НТЦ «СГЭП» – ведущего российского разработчика, производителя и дистрибутора проектных IT-решений.
Ввиду специфики своей работы я вынужден часто вести переговоры с партнерами, потенциальными и существующими клиентами, а также с коллегами и соискателями в нашей компании. Да, собеседование – это не только «продажа» компании и «покупка» сотрудника, но и переговорный процесс, к которому также применима техника подготовки, которую я раскрою в данной публикации.
Статья составлена на основе книги «Кремлевская школа переговоров» Игоря Рызова, но дополнена личным опытом и знаниями. В любому случае, советую полностью прочитать эту книгу, так как в ней раскрыт не только механизм подготовки к переговорам, но и различные техники их ведения с множеством интересных примеров.
В каком случае лучше перенести переговоры
«Не сумев подготовиться, вы готовитесь к поражению», – Бенджамин Франклин.
Наверняка для вас не будет новым, что залог успеха на переговорах зависит от подготовки к ним. Но далеко не все понимают, какие конкретные действия стоят за этой емкой фразой. При отсутствии времени или возможности должным образом подготовиться, некоторые советуют, как минимум, изучить бизнес-аккаунт партнера, выяснить увлечения, определить, чем занимается компания, и какие у нее достижения.
Я искренне считаю, что этого категорически недостаточно, и лучше перенести переговоры, нежели провалить их. Ниже перечислю 3 минимальных шага, которые необходимо предпринять, чтобы подготовка принесла свои плоды и общение с потенциальным клиентом, сотрудником или деловым партнером прошло хорошо.
Шаг 1: Зафиксируйте исходные данные
Прежде чем погружаться в изучение партнера, стоит начать с анализа своего положения. Ответьте на вопрос, с кем вы планируете вести переговоры, и в зависимости от этого трезво оцените, что вы имеете на текущий момент.
-
Если планируете вести переговоры с потенциальным покупателем на предмет заключения нового контракта, оцените объем портфеля заказов по существующим договорам. В случае обсуждения оптимизации условий контракта, зафиксируйте текущие условия.
-
Если переговоры планируются с кандидатом на N должность, необходимо зафиксировать его ФИО и, если такая возможность присутствует, получить характеристику о потенциальном сотруднике с прошлых мест работы – лишним точно не будет.
Также следует обозначить текущее штатное расписание. Иными словами, фиксируйте все, что имеете в начале пути. В дальнейшем это вам очень пригодится.
Важно! В случае, если переговоры планируются с компанией, необходимо заполучить информацию обо всем круге лиц, которые будут принимать непосредственное участие в переговорном процессе.
Не пренебрегайте важностью заранее согласовать повестку переговоров, время, место и формат встречи, а также состав участников.
Во-первых, это признак профессионализма.
Во-вторых, это значительно облегчит вам процесс подготовки к переговорам.
Но если состав участников заранее не определен, или переговоры планируются по телефону, вы должны обладать максимально возможной информацией о лицах, принимающих решение, и лицах, которые имеют на них влияние.
Составьте список участников переговоров и лиц, принимающих решение, а также тех, кто может повлиять на их мнение. Определите их интересы, основные проблемы и проанализируйте круг их общения. Возможно, у вас получится найти точки пересечения или общих знакомых, которые смогут оказать вам протекцию.
Анализ составленного списка позволит вам взглянуть на ситуацию глазами оппонента, распознать «серого кардинала», выявить мотивы, в том числе и скрытые, а также выработать максимально подходящую тактику ведения переговоров.
- Что ослабляет ваши позиции?
Устройте мозговой штурм и сформируйте список аргументов, ослабляющих ваши позиции. Не придавайте его цензуре: чем больше, тем лучше. Составляя этот список, не упускайте из фокуса внимания людей, которых вы записали при ответе на прошлый вопрос.
Любая оплошность или грешок, допущенный ранее в ходе работы и взаимодействия с лицами из прошлого списка, с большой долей вероятности будет как минимум донесен до ЛПР и, как максимум, вынесен в качестве аргумента на переговорном процессе. Подготовьте ответы по каждому пункту в получившемся списке.
Если по каким-то причинам у вас нет ответа или чувства правоты в своей позиции, просто признайте вину!
Важно! Ни в коем случае нельзя начинать переговоры, если у вас нет чувства правоты в своей позиции! Если по какому-то из пунктов вы не ощущаете свою правоту, признайте то, что вы не правы, и это будет ваша правда! Это очень сильный прием!
- Что усиливает ваши позиции?
При ответе на данный вопрос говорите на языке фактов и никогда не давайте оценку чьим-либо поступкам и действиям. Преимущества фактов в том, что их не надо доказывать и, по необходимости, можно проверить. И, да, с большой долей вероятности их проверят, имейте это в виду.
Шаг 2: Определите цель переговоров
Вторым шагом после определения исходных данных необходимо четко обозначить цель переговоров. Зачастую многие назначают встречи ради встречи или в надежде в дальнейшем развить отношения с контактом. Но даже в этом случае необходимо фиксировать правильную цель.
Три правила постановки верных целей
- Правило №1: Формулируйте четкие и предметные цели, которые находятся в зоне вашего контроля.
Например: Не «Получить контракт по итогам встречи», а «Продемонстрировать выгоды от нашего сотрудничества».
- Правило №2: Цели должны быть достижимыми.
Если достижение цели кажется нереальным, надо изменить ее или разбить на более мелкие подцели.
- Правило №3: Обязательно сформулируйте не только амбициозную цель, но и приемлемый для вас вариант, а также красную черту, за которую нельзя заступать.
Если не формулировать четкий круг возможных вариантов, то переговоры могут скатиться в борьбу за амбиции, а не за выгоду.
Важно! Всегда ведите борьбу за выгоду, а не за амбиции!
Шаг 3: Что делать в случае положительного и отрицательного решения?
Очень важно ответить себе на эти два вопроса, так как проработав сценарии ответа на вопрос, что будете делать в случае отрицательного решения, вы выйдете из состояния нужды или перемотивации (избыточной мотивации).
Важно! Проработанный сценарий развития событий в случае негативного исхода переговоров выведет вас из состояния перемотивации! Ведите переговоры с холодным рассудком и всегда будьте готовы завершить их и выйти из-за стола.
Также полезным будет проработать и сценарий развития событий в случае положительного исхода переговоров. Не исключайте тот факт, что достижение вами положительного результата переговоров может негативно отразиться на других лицах и компаниях.
Предотвращайте возможные негативные действия и закрепляйте положительные договоренности сразу после достижения заявленных или приемлемых результатов в переговорах.
Как понять, что вы готовы к переговорам
Игорь Разов в своей книге порекомендовал очень эффективный инструмент оценки готовности к переговорам – матрицу важности.
Матрица имеет две шкалы: «Важность» по вертикали и «Заменимость» по горизонтали. Шкала важности означает, насколько оппонент нуждается в вас, шкала заменимости – насколько легко оппонент может найти вам замену.
В диаграмме представлены 4 стадии: Супермаркет, Рычаг, Возможность, Партнер.
- Супермаркет: выходить на переговоры, находясь на этой стадии, опасно, так как оппонент не заинтересован в вас и легко может найти замену. Необходимо укрепить свои позиции, подчеркнув собственную значимость и приведя аргументы в пользу своей исключительности.
- Рычаг: находясь на этой стадии, можно столкнуться с большим давлением со стороны оппонента. Заинтересованность есть, но конкуренция высока. Для достижения цели необходимо тщательно готовиться к переговорам.
- Возможность: находясь на этой стадии, вы имеете некоторые шансы, ввиду высокой уникальности, но заинтересованности в вас у оппонента нет. Необходимо увеличить узнаваемость вас и вашей компании: построить демо-зал, провести презентации и т.д.
- Партнер: эта стадия предполагает заинтересованность оппонента, так как вас сложно заменить. Вы можете смело вступать в переговоры, но не стоит зазнаваться. Отбросьте эмоции, говорите на языке фактов и внимательно слушайте оппонента.
Важно! Вступать в переговоры можно, находясь только на этапах Рычаг или Партнер.Надеюсь, составленный мной краткий чек-лист по подготовке к переговорам будет полезен.
Успехов вам и вашему делу! Будьте здоровы!
