Несмотря на то, что количество соискателей на открытые вакансии больше, чем количество этих самих вакансий, руководители часто сталкиваются с нехваткой высококвалифицированных сотрудников. Тех, которые способны не просто выполнять свои задачи, но и «двигать вперед» бизнес, отвечать за сложные проекты, управлять другими сотрудниками. Решить эту проблему может создание кадрового резерва. Что это? Как его сформировать и почему его называют «золотым запасом» любой организации?
Что такое кадровый резерв
Кадровый резерв – это список сотрудников, которые, благодаря своим профессиональным и личностным качествам, способны занять более серьезную и ответственную должность, взять на себя управление сложными задачами или крупными проектами, возглавить отдел или филиал компании. По сути, это люди, которые обладают высоким потенциалом, они перспективны, надежны, способны на большее, чем решение тех задач, которые они выполняют сейчас.
Причем в кадровый резерв попадают как сотрудники, которые уже сейчас готовы занять более ответственную должность, так и те кандидаты, которые будут к этому готовы в ближайшей перспективе (год-два).
Для формирования кадрового резерва нужен четкий и системный подход. Обычно в решении, кого в него стоит включить, участвуют и руководители, и непосредственные начальники кандидата, и HR-менеджеры.
Чтобы создать кадровый резерв:
-
назначаются лица, ответственные за выполнение этой задачи;
-
вырабатываются четкие цели, принципы и порядок отбора кандидатов;
-
формируются, утверждаются и подписываются локальные нормативные акты, вырабатывается общая форма опросных листов, обратной связи от руководителей и пр.
-
создается единая картотека сотрудников, в которой отражаются их успехи и неудачи, профессиональные характеристики, личное дело и пр.
Списки резервистов могут находиться либо в открытом доступе, либо быть доступными только руководителям и HR-менеджерам. Открытость позволяет повысить мотивацию сотрудника, ведь резервист понимает, что его ценят, видят его перспективу, ждут, как он себя проявит. Закрытые же списки помогают избежать конфликтов в коллективе, особенно, между резервистом и сотрудником, сейчас занимающим должность, на которую есть и другие потенциальные кандидаты.
Для чего нужен кадровый резерв: цели и задачи
Создание продуманного и эффективного кадрового резерва позволяет решить сразу несколько задач, которые стоят перед организацией, например:
- Поддержка стабильности бизнес-процессов.
Непрерывность и слаженность работы компании – один из залогов ее успешности и надежности. Но непредвиденные обстоятельства и форс-мажоры никто не отменял. Бывает, что увольняется ключевой сотрудник, заболевает ответственный за сложный проект или заказ. У работников появляются личные трудности, мешающие выполнять поставленные задачи.
И кадровый резерв – возможность все это преодолеть. Если у вас уже есть выбранные кандидаты, которые способны подхватить эстафетную палочку и быстро включиться в процесс – вы не столкнетесь с нарушением дедлайнов, проволочками, санкциями, бизнес будет продолжать выполнять свои задачи.
- Экономия времени и средств при кадровых перестановках.
Если освобождается какая-то должность, поиск нового сотрудника может занять много времени. Не говоря уже о его адаптации и обучении. Но если вакантная должность закрывается людьми из кадрового резерва, всего этого можно избежать, ведь они уже «внутри» компании, они знают ее «кухню», у них есть необходимый опыт и навыки.
- Повышение лояльности сотрудников и их личной ответственности.
Если сотрудник понимает, что у руководителя большие планы на него, если открываются перспективы карьерного роста, то человек будет внимательнее и серьезнее подходить к своим обязанностям. У него повысится мотивация и желание достигнуть большего, он будет сильнее предан своей компании.
- Укрепление корпоративной культуры и ценностей.
Если назначать на управленческую должность нового сотрудника, он может до конца не понимать суть корпоративной культуры компании, не разделять ее или только делать вид, что ее разделяет. Но при формировании кадрового резерва учитываются не только профессиональные качества сотрудника, но и то, насколько он принимает ценности компании, испытывает ли идентичность с ними. Поэтому сотрудники из кадрового резерва, как правило, гарантированно станут продолжателями корпоративных традиций, ее приемниками.
- Системность в обновлении кадров.
Эффективное руководство напрямую связано с обновлением. Какие-то кадры уходят на пенсию, какие-то подходы устаревают. Даже сами требования и тенденции ведения бизнес-процессов постоянно меняются. И наличие кадрового резерва позволяет оперативно на них реагировать.
- Удержание перспективных сотрудников и развитие их талантов.
Благодаря кадровому резерву можно разрабатывать план карьерного роста отдельных сотрудников, выявлять наиболее перспективных из них, развивать их способности, прокачивать компетенции – все это является инвестициями в будущее компании.
Виды кадрового резерва
Разделяют 2 вида кадрового резерва:
-
внутренний – это пул сотрудников вашей компании, которые занимают одну должность, но потенциально способы занять другую, более значимую;
-
внешний – он складывается из сотрудников, которые работают по договору ГПХ, фрилансеров, студентов, которые проходят практику в компании, соискателей на должность, а также людей, которые по каким-то причинам не работают в организации, но рассматривают такую возможность.
Формирование кадрового резерва тесно связано с распределением всех сотрудников на различные категории. Они могут быть определены исходя из потенциала сотрудника, его личных навыков, его готовности к повышению и принятию ответственности, а также по уровню должности, на которую резервист может быть выдвинут.
Также бывает необходимо группировать сотрудников по профессиональному направлению, которое требует специальных навыков, знаний, квалификации. Это резервисты на те должности, которые может занять далеко не каждый сотрудник.
На каждую должность следует выделять не менее 2-3 сотрудников, которые потенциально могут ее занять. При этом совершенно нормально, если один и тот же работник будет попадать в несколько разных категорий и должностей.
Как сформировать кадровый резерв
Процесс разработки кадрового резерва – это систематизированные пошаговые действия, последовательное выполнение которых гарантирует достижение того результата, на который вы рассчитываете. С чего начать?
Определение цели создания резерва
Формирование резерва только потому, что «так все делают», часто приводит к нерациональной трате ресурсов. В первую очередь следует определить, для чего вашей компании необходим кадровый резерв, например, если цель компании:
-
расширение и развитие: кадровый резерв нужен, чтобы закрывать должности, которые появятся в ближайшей перспективе;
-
переход на новый уровень работы, предполагающий выполнение более амбициозных и крупных проектов: кадровый резерв нужен, чтобы иметь в запасе квалифицированных сотрудников, способных выполнять сложные и новые для них задачи;
-
сократить расходы, связанные с постоянной сменой кадров и подбором нового персонала: резерв нужен, чтобы «растить» приемников внутри компании, а не искать на стороне и пр.
Кадровый резерв должен формироваться, исходя из потребностей бизнеса и изначального определения должностей, которые, в перспективе, должны закрыть резервисты.
Оценка потенциала каждого сотрудника
Когда цели определены, необходимо провести оценку потенциала всех имеющихся сотрудников и распределить их по разным категориям. Группы можно определять самостоятельно, в зависимости от особенностей кадровой политики, а можно воспользоваться готовыми инструментами, например, матрицей 9 boxes.
Чтобы проводить оценку, нужно использовать различные методы: тестирования, собеседования, личные беседы, отзывы коллег и руководителей, наблюдение за успехами и пр. Это поможет определить уровень эффективности сотрудника и его потенциал.
Обучение и развитие сотрудников
Когда работники определены в ту или иную категорию, появляется возможность выработать индивидуальный план развития для каждого из них: выдвигать в качестве кандидата на обучение и повышение квалификации, отправлять на тренинги по личностному и профессиональному росту или на участие в коучинг-программах и пр.
Принцип этого подхода прост: после того, как был сделан отбор перспективных сотрудников и определены их способности и навыки, а также потенциальные должности, которые они могут занять, необходимо выявить, каких компетенций этим сотрудникам пока не хватает, и восполнить этот пробел. Сотрудник профессионально растет, чувствуют, что его ценят, у него повышается ощущение ответственности и преданности перед компанией.
Постановка новых практических задач
Работа с кадровым резервом предполагает не только обучение, но и проверку сотрудника «в поле». Например, HR-менеджер предлагает ему заменить руководителя, пока тот находится в отпуске или на больничным, или назначает на более сложный проект, пусть и под контролем руководителя. Это решает сразу несколько задач. Во-первых, позволяет сотруднику набраться практического опыта. Во-вторых, дает возможность проверить готовность резервиста к выполнению более сложных заданий.
Критерии отбора сотрудников в кадровый резерв
Порой сотрудники сами заявляют о своем желании расти по карьерной лестнице, готовности выполнять более сложные задачи. Порой потенциальных кандидатов выдвигает руководство, в том числе и непосредственное. А порой перспективные сотрудники выявляются в процессе тестирования и оценки профессионализма.
Но вывод о том, включать того или иного работника в кадровый резерв, должен основываться на системном анализе, который учитывает различные критерии, например:
- Уровень образования.
Причем как основного, так и дополнительного, курсы повышения квалификации, прохождение различных обучающих программ, расширение компетентности, освоение новых рабочих инструментов, повышение компетенции в дополнительных навыках, которые пусть и не связаны с основными рабочими задачами, но крайне полезны: навыки выступления перед публикой, планирования, управления людьми, ведения переговоров и пр.
- Профессиональный опыт.
Причем опыт как в этой компании, так и в других, сложность проектов и задач, которые выполнял сотрудник, удачные и неудачные кейсы. По сути, это общий анализ его профессиональной деятельности – те вызовы и задачи, которые он способен решать сейчас.
- Анализ KPI сотрудника.
Это оценка того, насколько эффективно он справлялся с поставленными профессиональными задачами, количественные и качественные показатели его результативности.
- Адаптивность и гибкость.
Это способность сотрудника корректировать свою работу и подходы в зависимости от внешних условий, умение оперативно на них реагировать, менять стратегию действий, его способность мыслить прогрессивно, новаторски, креативно.
- Готовность к развитию.
Еще один важный критерий, который позволяет понять, окупятся ли ваши вложения в конкретного сотрудника, способен и хочет ли он учиться, отказываться от старых, уже неактуальных методик, готов ли идти в ногу со временем, совершенствоваться, расширять свои профессиональные знания.
- Лидерские качества.
Их можно выявить даже когда сотрудник еще не занимает управленческую должность. Они проявляются, во-первых, в том, насколько человек может мотивировать команду, воодушевить ее, направить. Во-вторых, в том, какую роль он играет в команде – насколько он авторитетен, прислушиваются ли к его мнению, доверяют ли ему, обращаются ли за помощью.
В-третьих, в его готовности в принципе быть частью команды, помогать коллегам, давать советы. В-четвертых, лидерские качества проявляются в умении находить общий язык с другими сотрудниками, решать конфликтные ситуации.
- Мотивация и целеустремленность.
Сотрудник может иметь блестящее образование, большой опыт работы, высокий KPI, проявлять лидерские способности, легко обучаться… Но, при вопросе включения его в кадровый резерв, все эти показатели будут бесполезны, если у такого сотрудника нет желания и готовности продвигаться по карьерной лестнице. Например, он способен возглавить отель или филиал, но не хочет этого делать, нет внутренней мотивации, нет амбиций, нет желания брать на себя лишнюю ответственность. Тогда включать его в кадровый резерв не слишком рационально.
Если человек сам заявляет о желании продвигаться по карьерной лестнице, пункт с оценкой мотивации можно исключить. Но если его выдвигает руководство или HR-менеджер, то крайне важно понять, какие у сотрудника цели и желания, нужен ли ему карьерный рост или он предпочтет остаться на своей должности и заниматься тем, что ему интересно.
Иначе есть риск столкнуться с мнимым ощущением, что в компании есть кадровый резерв – и, при открытии вакантной должности, узнать, что потенциальный кандидат от нее откажется.
Критерии, по которым сотрудники отбираются в кадровый резерв напрямую зависят от должности, для которой их готовят. Поэтому надо четко понимать необходимые компетенции. Они могут быть связаны и с возрастным диапазоном сотрудника, и с его мобильностью, если должность предполагает переезды, командировки, и с его знанием, например, языка и культуры другой страны, если филиал открывается за рубежом. Это все требует индивидуального подхода.
Риски и ошибки, связанные с формированием кадрового резерва
При создании и управлении кадровым резервом, есть определенные риски, из-за которых использованные ресурсы, связанные с удержанием и обучением потенциальных кандидатов, будут потрачены зря. С чем это может быть связано? Есть 3 главных ошибки:
- Неправильное понимание и прогнозирование развития компании.
Например, должность, под которую «подбирался» перспективный сотрудник, устаревает или исчезает вовсе. Филиалы и отделы, которые планировались, не появляются. Задачи бизнеса меняются. Из-за всего это резерв может оказаться невостребованным.
- Излишний кадровый резерв.
Потенциальных кандидатов на должность слишком много, поэтому часть из них сталкивается с разочарованием. В этом случае, талантливый сотрудник, которому несколько лет назад обещали карьерный рост, переживает ощущение застоя, профессиональной неудовлетворенности, поэтому начинает обращать внимание на должности в других компаниях.
- Развитие сотрудника опережает смену кадров.
Бывает, что перспективный и талантливый специалист увольняется только потому, что он слишком долго ждал обещанной должности. И, к тому моменту, как она открылась, он уже давно ее перерос, его компетенции и знания за это время выросли настолько, что ему просто неинтересно и даже бессмысленно принимать предложение. И тогда все средства, которые были вложены в его обучение, себя не оправдают – человек будет применять полученные навыки уже в другой компании.
Управление кадровым резервом и его развитие
Чтобы избежать ошибок и нерациональной траты финансов и времени, кадровый резерв нужно воспринимать, как не просто список перспективных сотрудников, а как важный ресурс компании, которым нужно грамотно управлять, придерживаясь следующих принципов:
-
понимание актуальных задач компании – стратегических планов на ближайшие 3-4 года;
-
использование системного подхода с четко установленными критериями оценки и отбора сотрудников;
-
разработка и учет индивидуального плана развития каждого резервиста, оценка его успехов.
Управление кадровым резервом – это непрерывные действия, связанные со систематическим пересмотром списка кандидатов, обновлением и коррекцией информации, отслеживанием перспектив развития и продвижения сотрудников в динамике.
Особенность кадрового резерва в том, что он всегда направлен на будущее, является частью долгосрочной стратегии развития компании. Если в планах расширение бизнеса, открытие новых отделов, направлений, филиалов, создание новых команд и амбициозные проекты – то формирование кадрового резерва просто необходимо. Благодаря пулу высококвалифицированных, перспективных и надежных сотрудников, бизнес не просто стабильно решает поставленные задачи, но и масштабируется.
